บริการ Notary Public

Notary Public ในประเทศไทยคืออะไร

Notary Public ในระบบกฎหมายไทยเรียกอย่างเป็นทางการว่า Notarial Services Attorney หรือ ทนายความผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อและเอกสาร ตามข้อบังคับสภาทนายความในพระบรมราชูปถัมภ์ พ.ศ. 2551 ซึ่งกำหนดให้ผู้ที่จะเป็น Notarial Services Attorney ต้องเป็นทนายความที่มีใบอนุญาตว่าความ ผ่านการอบรมหลักสูตรที่สภาทนายความจัดขึ้น และผ่านการทดสอบก่อนได้รับการขึ้นทะเบียน

อำนาจของ Notarial Services Attorney ครอบคลุมการรับรองลายมือชื่อในเอกสาร รับรองสำเนาเอกสารว่าตรงกับต้นฉบับ รับรองการแปลเอกสาร รับคำสาบานหรือคำปฏิญาณ (Affidavit/Statutory Declaration) รับรองการทำสัญญาระหว่างประเทศ และรับรองข้อเท็จจริงอื่นๆ ที่กฎหมายกำหนด เอกสารที่ผ่านการรับรอง Notary จะมีน้ำหนักทางกฎหมายเพียงพอสำหรับใช้ในต่างประเทศ

ทำไมต้องเลือก NYC สำหรับ Notary Public

NYC มีทีมทนาย Notary Public 6 ท่านประจำที่ทั้งกรุงเทพและขอนแก่น สามารถให้บริการได้ทุกวัน รวมถึงวันหยุดราชการในกรณีเร่งด่วน ทนายทุกท่านมีประสบการณ์ในการรับรองเอกสารระหว่างประเทศมากกว่า 5 ปี เข้าใจข้อกำหนดของแต่ละสถานทูตและกระทรวงการต่างประเทศ ทำให้เอกสารที่รับรองผ่านการยอมรับในขั้นตอนต่อไปโดยไม่ถูกส่งกลับ

จุดแข็งของ NYC คือการมี Notary, นักแปล, และผู้ประสานงานสถานทูต/MFA ในบริษัทเดียว ลูกค้าไม่ต้องวิ่งไปหลายสถานที่ เรารับผิดชอบตั้งแต่การแปล การรับรอง Notary การส่งเอกสารเข้ากระทรวงการต่างประเทศ จนถึงการรับรองสถานทูตปลายทางในขั้นตอนเดียว พร้อมติดตามสถานะและแจ้งลูกค้าทุกขั้นตอน

ประเภทเอกสารที่ Notary รับรองได้และไม่ได้

Notarial Services Attorney มีขอบเขตอำนาจตามที่กฎหมายและข้อบังคับสภาทนายความกำหนด ไม่สามารถรับรองเอกสารได้ทุกประเภท เอกสารที่ Notary รับรองได้ ได้แก่ ลายมือชื่อของบุคคลที่ปรากฏต่อหน้า Notary, สำเนาเอกสารที่นำมาแสดงต้นฉบับ, การแปลเอกสารโดยนักแปลที่มีคุณสมบัติ, คำสาบาน (Affidavit) ที่ผู้กล่าวคำสาบานปรากฏต่อหน้า Notary, หนังสือมอบอำนาจที่ผู้มอบลงชื่อต่อหน้า Notary, มติที่ประชุมของนิติบุคคล และเอกสารทางธุรกิจระหว่างประเทศ

ในทางกลับกัน Notary ไม่มีอำนาจรับรองความเป็นเจ้าของทรัพย์สิน ไม่สามารถรับรองข้อเท็จจริงที่ตนไม่ได้เห็นด้วยตัวเอง ไม่สามารถออกใบอนุญาตหรือใบรับรองแทนหน่วยงานราชการ และไม่สามารถให้คำแนะนำทางกฎหมายในฐานะ Notary (แต่ในฐานะทนายความสามารถให้คำปรึกษาแยกต่างหากได้) การรับรองที่เกินขอบเขตอำนาจถือเป็นการปฏิบัติหน้าที่โดยมิชอบ อาจถูกเพิกถอนใบอนุญาต Notary และรับผิดชอบต่อความเสียหายที่เกิดขึ้น

สำหรับกรณีเอกสารพิเศษ เช่น พินัยกรรมข้ามประเทศ สัญญาก่อสร้างระหว่างประเทศ ข้อตกลง Joint Venture การรับรอง Notary ต้องประกอบกับการวิเคราะห์เนื้อหาเอกสารโดยทนายความก่อน เพื่อให้แน่ใจว่าเอกสารไม่มีข้อความที่ขัดต่อกฎหมายไทยหรือกฎหมายของประเทศปลายทาง NYC มีทีมทนายที่ให้คำปรึกษาก่อนการรับรอง ทำให้ลูกค้าได้เอกสารที่มีผลบังคับใช้ได้จริงในทั้งสองระบบกฎหมาย

ค่าธรรมเนียม ระยะเวลา และความรับผิดชอบของ Notary

ค่าบริการ Notary Public ในประเทศไทยไม่มีอัตราตายตัวที่กฎหมายกำหนด แต่ละสำนักงานสามารถกำหนดราคาตามความซับซ้อนของเอกสาร ประสบการณ์ของ Notary และเงื่อนไขเวลา NYC ยึดหลักราคาที่โปร่งใสและแข่งขันได้ในตลาด โดยแจ้งราคาก่อนดำเนินการทุกครั้ง ไม่มีค่าใช้จ่ายแอบแฝง ไม่มีค่าธรรมเนียมพิเศษที่ไม่ได้ตกลงไว้ก่อน สำหรับลูกค้าองค์กรที่ใช้บริการต่อเนื่อง มีอัตราสมาชิกและส่วนลดพิเศษ

ระยะเวลาการรับรองขึ้นอยู่กับประเภทเอกสาร เอกสารมาตรฐาน เช่น รับรองลายมือชื่อ สำเนาถูกต้อง ใช้เวลาไม่เกิน 30 นาทีต่อชุด ในกรณีเอกสารที่ต้องวิเคราะห์เนื้อหา เช่น Affidavit ที่มีข้อกฎหมายซับซ้อน ต้องมีการเตรียมและตรวจร่างล่วงหน้า 1-2 วัน สำหรับกรณีเร่งด่วนที่ต้องการภายในวันเดียว NYC มีบริการ Same-Day Notary โดยมีค่าบริการเพิ่มเติม 50-100% ขึ้นอยู่กับเวลาที่แจ้ง

Notary Public ต้องรับผิดชอบต่อความถูกต้องของขั้นตอนการรับรอง เช่น การยืนยันตัวตนผู้ลงลายมือชื่อ การเห็นการลงลายมือชื่อจริง การตรวจต้นฉบับก่อนรับรองสำเนา หากเกิดความผิดพลาดในขั้นตอนเหล่านี้ Notary จะต้องรับผิดชอบต่อความเสียหายที่เกิดขึ้น NYC มีประกันความรับผิดทางวิชาชีพครอบคลุม Notary ทุกท่านในทีม สร้างความมั่นใจให้ลูกค้าว่าหากเกิดข้อผิดพลาดจะได้รับการชดเชยอย่างเป็นธรรม

Notary ในระบบกฎหมายไทย vs ต่างประเทศ: จุดต่างและข้อพึงระวัง

ระบบ Notary Public ในประเทศไทยแตกต่างจากประเทศ Common Law เช่น สหรัฐฯ อังกฤษ ออสเตรเลีย และประเทศ Civil Law แบบเยอรมัน-ฝรั่งเศสอย่างมีนัยสำคัญ ในสหรัฐฯ Notary Public ไม่จำเป็นต้องเป็นทนายความ ใครก็ได้ที่ผ่านการอบรมสั้นๆ และสอบผ่านสามารถเป็น Notary ได้ ทำให้ Notary ในสหรัฐฯ ทำหน้าที่จำกัดเพียงการยืนยันตัวตนและรับรองลายมือชื่อ ในขณะที่ประเทศ Civil Law เช่น เยอรมนี ฝรั่งเศส Notary เป็นวิชาชีพระดับสูงต้องจบกฎหมายและผ่านการฝึกอบรม 5-7 ปี ทำหน้าที่รับรองสัญญาสำคัญเช่น การซื้อขายอสังหาริมทรัพย์ พินัยกรรม การจดทะเบียนบริษัท ซึ่งไม่มีผลบังคับใช้ทางกฎหมายหากไม่ผ่าน Notary

ในประเทศไทย Notarial Services Attorney เป็นระบบผสมที่กำหนดให้ต้องเป็นทนายความก่อน แล้วผ่านการอบรมและสอบเพิ่มเติม ทำให้มีความรู้ทางกฎหมายเพียงพอที่จะวิเคราะห์เอกสารก่อนรับรอง แต่ขอบเขตอำนาจยังจำกัดเฉพาะการรับรองลายมือชื่อ สำเนา การแปล และคำสาบาน ไม่ครอบคลุมการรับรองสัญญาที่ให้ผลบังคับใช้ทางกฎหมายในตัวเองเหมือน Notary เยอรมัน-ฝรั่งเศส ดังนั้นเอกสารที่รับรอง Notary ในไทยเมื่อไปใช้ในประเทศ Civil Law ต้องผ่านขั้นตอน Legalization เพิ่มเติม (MFA + Embassy) เพื่อยืนยันว่า Notary ไทยมีอำนาจตามกฎหมายไทย

ข้อพึงระวังคือ เอกสารที่เตรียมในรูปแบบของประเทศหนึ่งอาจไม่ได้รับการยอมรับในอีกประเทศหนึ่งแม้จะผ่าน Notary แล้ว เช่น Affidavit ที่ใช้ในสหรัฐฯ มีรูปแบบและถ้อยคำเฉพาะที่แตกต่างจาก Statutory Declaration ในอังกฤษหรือออสเตรเลีย NYC มีระบบตรวจสอบรูปแบบเอกสารตามข้อกำหนดของประเทศปลายทาง และปรับรูปแบบให้เหมาะสมก่อนการรับรอง ทำให้เอกสารได้รับการยอมรับในทุกระบบกฎหมาย

กรณีเร่งด่วน: Same-Day Notary และบริการ On-Site

หลายสถานการณ์ต้องการการรับรอง Notary ภายในวันเดียวหรือแม้แต่ภายในไม่กี่ชั่วโมง เช่น การเดินทางกระทันหันที่ต้องการหนังสือมอบอำนาจไปให้บริษัทลูกในต่างประเทศ กรณีคู่สมรสในต่างประเทศต้องการ Consent Letter สำหรับผ่าตัดฉุกเฉิน กรณีต้องยื่น Legal Documents ที่ศาลต่างประเทศภายใน Deadline หรือกรณีการโอนหุ้นด่วนที่ต้องมี Board Resolution รับรอง Notary NYC มีทีม Notary Standby ทุกวันรวมถึงวันหยุดราชการ พร้อมให้บริการภายใน 2-4 ชั่วโมงหลังจากลูกค้าติดต่อในกรณีเร่งด่วน

บริการ Notary On-Site ครอบคลุมทั้งกรุงเทพและปริมณฑล เหมาะสำหรับกรณีที่ผู้ลงลายมือชื่อไม่สามารถมาที่สำนักงานได้ เช่น ผู้ป่วยในโรงพยาบาล ผู้สูงอายุที่เดินทางลำบาก ผู้บริหารที่ไม่มีเวลา หรือการรับรองที่ต้องทำในสถานที่เฉพาะเช่น ห้องประชุมผู้ถือหุ้น สำนักงานทนายอีกฝ่าย ธนาคาร ค่าบริการ On-Site แตกต่างจากที่สำนักงานตามระยะทางและเวลา และรวมค่าเดินทางแล้ว ไม่มีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมภายหลัง

สำหรับลูกค้าองค์กรที่มีความต้องการใช้บริการ Notary เป็นประจำ NYC มีบริการ Retainer Package โดยกำหนดจำนวนเอกสารต่อเดือน มีทนาย Notary ประจำที่ทราบ Preference และรูปแบบเอกสารของบริษัท ทำให้การรับรองเร็วและถูกต้อง เหมาะกับบริษัทข้ามชาติ Law Firm สำนักงานบัญชี บริษัทที่ปรึกษา และธนาคารที่ต้องส่งเอกสารระหว่างประเทศเป็นประจำ

Notary Public ในประเทศไทยทำอะไรได้บ้าง

Notarial Services Attorney ในประเทศไทยแตกต่างจาก Notary Public ในระบบ Common Law ตรงที่อำนาจถูกจำกัดโดยข้อบังคับสภาทนายความในพระบรมราชูปถัมภ์ พ.ศ. 2551 และฉบับปรับปรุง พ.ศ. 2566 ครอบคลุมงานหลัก 4 ประเภท — (1) Signature Certification รับรองลายมือชื่อบุคคลที่ลงนามต่อหน้าทนาย (2) Certified True Copy รับรองสำเนาถูกต้องจากต้นฉบับ (3) Oath and Affidavit บันทึกคำสาบานและคำให้การ (4) Attestation รับรองการเกิดขึ้นของเหตุการณ์ที่ทนายเป็นพยาน

งานที่ใช้ Notarial Services Attorney บ่อยที่สุด ได้แก่ หนังสือมอบอำนาจ (Power of Attorney) สำหรับใช้ต่างประเทศ, Affidavit of Support สำหรับยื่นวีซ่านักเรียนหรือคู่สมรส, Board Resolution และ Corporate POA ของบริษัท, สำเนาถูกต้องของ Passport พร้อมลายมือชื่อเจ้าของ, หนังสือยินยอมพ่อแม่ให้บุตรผู้เยาว์เดินทาง, Statutory Declaration สำหรับใช้ใน UK/Australia/Canada, และ Deed of Undertaking

สำหรับใช้ในต่างประเทศ Notary Public ในไทยต้องผ่านการรับรองอีก 2 ขั้น — (1) นิติกรณ์ MFA (กรมการกงสุล) รับรองว่าเป็น Notary Public ที่ขึ้นทะเบียนจริง (2) รับรองสถานทูตปลายทาง หรือ Apostille สำหรับประเทศภาคีอนุสัญญากรุงเฮก ทีมงาน NYC จัดการทั้ง 3 ขั้นตอนให้ครบใน One-Stop

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยและวิธีป้องกัน

ข้อผิดพลาดยอดฮิต — (1) เซ็นชื่อล่วงหน้าก่อนพบทนาย ทำให้ทนายรับรองไม่ได้ Notary Public บังคับให้ผู้ลงนามเซ็นต่อหน้าเท่านั้น (2) นำสำเนาไปแทนต้นฉบับ Certified True Copy ต้องมีต้นฉบับให้ทนายเทียบเคียง (3) ใช้บัตรประชาชนหมดอายุหรือ Passport ที่จะหมดอายุใน 6 เดือน หลายสถานทูตปฏิเสธ (4) ภาษาบนเอกสารกับที่ต้องการใช้ไม่ตรงกัน ต้องแปลก่อนรับรอง

วิธีป้องกัน — ทีมงานจะส่งเช็คลิสต์ก่อนนัดหมาย ระบุเอกสารที่ต้องนำมา ผู้ที่ต้องมาลงนามด้วยตนเอง และภาษาที่ใช้ในเอกสาร กรณีผู้ลงนามอยู่ต่างประเทศ สามารถทำ Video-witnessing ในบางประเทศได้ หรือให้ผู้ลงนามไปที่สถานทูตไทยเพื่อรับรองลายมือชื่อโดยกงสุลก่อน แล้วส่งกลับมาทำต่อในไทย