Notary Public ในประเทศไทย — ทนายผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อและเอกสาร

Notary Public ในไทยคือใคร และทำไมจึงเรียกว่า “ทนายความผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อและเอกสาร”

ประเทศไทยไม่มีระบบ Notary Public แบบประเทศคอมมอนลอว์ที่ตั้งนายทะเบียนรับรองเอกสารเป็นการเฉพาะ แต่ใช้ระบบที่สภาทนายความในพระบรมราชูปถัมภ์อบรมและขึ้นทะเบียนทนายความให้เป็นผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อและเอกสาร ซึ่งในทางสากลยอมรับเทียบเท่ากับ Notarial Services ของประเทศอื่น เอกสารจึงระบุคำว่า Notarial Services Attorney พร้อมเลขทะเบียนผู้ทำคำรับรอง

สิ่งที่ทนายผู้ทำคำรับรองยืนยันได้คือ ผู้ลงนามมาลงลายมือชื่อต่อหน้าจริง ตัวตนของผู้ลงนามตรงกับหลักฐานที่แสดง สำเนาตรงกับต้นฉบับที่นำมาแสดง และวันเวลาที่ทำคำรับรอง สิ่งที่ทนายไม่ได้รับรองคือความถูกต้องของเนื้อหาหรือความสมบูรณ์ของธุรกรรมที่อยู่ในเอกสารนั้น ความเข้าใจข้อนี้สำคัญมาก เพราะหน่วยงานปลายทางบางแห่งต้องการคำรับรองเนื้อหาซึ่งต้องใช้หน่วยงานผู้ออกเอกสารแทน

ในทางปฏิบัติ เอกสารที่จะใช้ต่างประเทศมักไม่จบที่คำรับรองของทนายเพียงอย่างเดียว แต่ต้องเดินทางต่อไปยังกรมการกงสุล กระทรวงการต่างประเทศ และปลายทางอาจเป็นสถานทูตของประเทศนั้นในไทย หรือใช้ Apostille แทนแล้วแต่ว่าปลายทางเป็นภาคีอนุสัญญาเฮกหรือไม่

สามเส้นทางการรับรองเอกสารไปใช้ต่างประเทศ และวิธีเลือกให้ถูกตั้งแต่วันแรก

คำถามที่ต้องตอบก่อนเริ่มงานมีเพียงสามข้อ เอกสารจะถูกยื่นต่อใครในประเทศใด หน่วยงานนั้นเป็นราชการหรือเอกชน และหน่วยงานนั้นระบุภาษาคำแปลไว้อย่างไร เมื่อได้คำตอบครบ เราจึงกำหนดเส้นทางและลำดับงานให้ตรงตั้งแต่ต้น ซึ่งช่วยประหยัดเวลาได้มากกว่าการเร่งงานในภายหลัง

ข้อผิดพลาดที่ทำให้ต้องเริ่มใหม่ทั้งชุดบ่อยที่สุดคือการแปลก่อนรับรองต้นฉบับ เพราะคำแปลจะอ้างอิงเอกสารที่ยังไม่มีตราประทับ ทำให้ปลายทางไม่รับ อีกกรณีคือการนำสำเนาที่ถ่ายเองไปยื่นกงสุลโดยไม่มีคำรับรอง

เอกสารที่เรารับรองบ่อยที่สุด และวัตถุประสงค์การใช้งาน

เอกสารราชการบางประเภท เช่น สูติบัตรหรือทะเบียนสมรส ปลายทางมักต้องการคำรับรองจากหน่วยงานผู้ออกเอกสารและกรมการกงสุล ไม่ใช่คำรับรองของทนาย เราจึงตรวจประเภทเอกสารก่อนเสมอ เพื่อไม่ให้ลูกค้าเสียค่าใช้จ่ายกับขั้นตอนที่ปลายทางไม่รับ

• หนังสือมอบอำนาจ สำหรับให้ผู้อื่นดำเนินการแทนในไทยหรือต่างประเทศ
• คำรับรองสำเนาถูกต้องของหนังสือเดินทาง บัตรประชาชน และทะเบียนบ้าน
• คำให้การเป็นหนังสือหรือ Affidavit สำหรับยื่นต่อศาลหรือหน่วยงานต่างประเทศ
• เอกสารการศึกษา ปริญญาบัตร และใบแสดงผลการเรียน สำหรับสมัครเรียนหรือทำงาน
• หนังสือรับรองบริษัท บัญชีรายชื่อผู้ถือหุ้น และมติที่ประชุม สำหรับธุรกรรมข้ามประเทศ
• เอกสารการเงิน เช่น หนังสือรับรองยอดเงินฝากและหนังสือรับรองการสนับสนุนค่าใช้จ่าย
• เอกสารสถานะบุคคล เช่น หนังสือรับรองความเป็นโสด สูติบัตร และทะเบียนสมรส

ขั้นตอนการใช้บริการและกรอบเวลาที่ควรวางแผน

กรอบเวลารวมขึ้นกับจำนวนด่าน งานที่จบที่คำรับรองทนายมักเสร็จได้ภายในวันเดียวเมื่อเอกสารครบ ส่วนงานที่ต้องผ่านกงสุลและสถานทูตต้องเผื่อเวลาตามรอบให้บริการของแต่ละหน่วยงาน เราแจ้งกรอบเป็นช่วงและอัปเดตทุกด่านที่ผ่านไป

1. ส่งภาพเอกสารและระบุปลายทาง: แจ้งประเทศ หน่วยงานผู้รับ และกำหนดวันที่ต้องใช้ เพื่อประเมินเส้นทางที่ถูกต้อง
2. รับแผนงานและใบเสนอราคา: ระบุจำนวนด่าน ค่าธรรมเนียมราชการ ค่าแปล และกรอบเวลาของแต่ละด่าน
3. ลงนามต่อหน้าทนาย: ผู้ลงนามแสดงเอกสารแสดงตนฉบับจริง เข้าสำนักงานหรือนัดนอกสถานที่ตามที่ตกลง
4. จัดทำคำแปลรับรอง: แปลเป็นภาษาที่ปลายทางกำหนด พร้อมคำรับรองการแปลที่แนบไปกับต้นฉบับที่รับรองแล้ว
5. ยื่นกรมการกงสุลหรือขอ Apostille: เลือกช่องทางปกติหรือเร่งด่วนตามกำหนดเวลาของลูกค้า
6. ยื่นสถานทูตปลายทาง (ถ้าจำเป็น): ตามแบบฟอร์มและคิวนัดของสถานทูตนั้น พร้อมติดตามสถานะจนรับเอกสารคืน
7. ส่งมอบพร้อมสำเนาชุดสำรอง: ส่งเอกสารทางไปรษณีย์ลงทะเบียนหรือรับที่สำนักงาน พร้อมเก็บสำเนาไว้อ้างอิง

สิ่งที่ทำให้คำรับรองถูกปฏิเสธที่ปลายทาง

• ผู้ลงนามไม่ได้ลงลายมือชื่อต่อหน้าทนายจริง แต่ส่งเอกสารที่เซ็นมาแล้ว
• ใช้เอกสารแสดงตนที่หมดอายุ หรือชื่อสะกดไม่ตรงกับเอกสารประกอบ
• คำแปลใช้การสะกดชื่อคนละแบบกับหนังสือเดินทาง
• เอกสารต้นฉบับมีรอยแก้ไข ขีดฆ่า หรือหน้าขาดหาย
• ยื่นผิดลำดับด่าน ทำให้ตราประทับด่านก่อนหน้าไม่ปรากฏบนเอกสารที่ยื่น
• ปลายทางต้องการเอกสารอายุไม่เกินตามกำหนด แต่ใช้ฉบับที่ออกไว้นานแล้ว

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อย และวิธีที่เราป้องกันให้

คำถามเพิ่มเติมที่ลูกค้าถามบ่อย

ประเทศไทยมี Notary Public แบบต่างประเทศหรือไม่

ไม่มีระบบนายทะเบียนเฉพาะแบบประเทศคอมมอนลอว์ แต่ใช้ระบบทนายความผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อและเอกสารที่สภาทนายความอบรมและขึ้นทะเบียน ซึ่งหน่วยงานต่างประเทศโดยทั่วไปยอมรับในฐานะ Notarial Services

Apostille กับ Legalization ต่างกันอย่างไร

Apostille เป็นการรับรองชั้นเดียวที่ใช้ได้ระหว่างประเทศภาคีอนุสัญญาเฮกปี 1961 ส่วน Legalization เป็นการรับรองต่อกันเป็นชั้น จากหน่วยงานในประเทศต้นทางไปจนถึงสถานทูตของประเทศปลายทาง เลือกเส้นทางตามว่าประเทศผู้รับเป็นภาคีหรือไม่

ต้องมาลงนามด้วยตนเองหรือไม่

ต้อง เพราะสาระสำคัญของคำรับรองคือทนายเห็นการลงลายมือชื่อต่อหน้า หากผู้ลงนามอยู่ต่างจังหวัดหรือไม่สะดวกเดินทาง สามารถนัดบริการนอกสถานที่ได้ตามที่ตกลงล่วงหน้า

ใช้เอกสารอะไรแสดงตนได้บ้าง

หนังสือเดินทางฉบับจริงสำหรับชาวต่างชาติ และบัตรประชาชนฉบับจริงสำหรับคนไทย เอกสารต้องยังไม่หมดอายุและชื่อต้องตรงกับเอกสารที่จะรับรอง หากมีการเปลี่ยนชื่อสกุล ให้เตรียมหลักฐานการเปลี่ยนมาด้วย

คำรับรองมีอายุการใช้งานเท่าใด

ตัวคำรับรองไม่ได้กำหนดวันหมดอายุในตัวเอง แต่หน่วยงานปลายทางจำนวนมากกำหนดว่าเอกสารต้องออกไม่เกิน 3 ถึง 6 เดือน จึงควรตรวจเงื่อนไขของผู้รับก่อนดำเนินการ

รับรองเอกสารภาษาอังกฤษได้เลยหรือไม่

ได้ หากเอกสารเป็นภาษาอังกฤษอยู่แล้วและปลายทางรับภาษาอังกฤษ ก็ไม่ต้องแปลเพิ่ม แต่หากปลายทางกำหนดภาษาอื่น เช่น จีน ญี่ปุ่น เกาหลี หรืออาหรับ ต้องจัดทำคำแปลพร้อมคำรับรองการแปล

ทำเอกสารให้บริษัทได้หรือไม่

ได้ ครอบคลุมหนังสือรับรองบริษัท มติที่ประชุม บัญชีผู้ถือหุ้น และหนังสือมอบอำนาจของนิติบุคคล โดยผู้มีอำนาจลงนามต้องแสดงหลักฐานความเป็นผู้มีอำนาจพร้อมเอกสารแสดงตน

ใช้เวลานานเท่าใดจนได้เอกสารครบทุกด่าน

งานที่จบที่คำรับรองทนายมักเสร็จภายในวันเดียวเมื่อเอกสารครบ งานที่ต้องผ่านกรมการกงสุลและสถานทูตต้องเผื่อเวลาตามรอบให้บริการของแต่ละหน่วยงาน ซึ่งต่างกันตามประเทศและช่วงเวลา เราแจ้งกรอบเวลาเป็นช่วงในใบเสนอราคา

ถ้าปลายทางปฏิเสธเอกสารจะทำอย่างไร

ขอเหตุผลการปฏิเสธเป็นลายลักษณ์อักษรหรือข้อความจากผู้รับ แล้วส่งให้เราตรวจ หากเกิดจากขั้นตอนที่เราดำเนินการผิด เราแก้ไขให้โดยไม่คิดค่าบริการเพิ่ม หากเกิดจากข้อกำหนดใหม่ของปลายทาง เราเสนอเส้นทางแก้ไขพร้อมค่าใช้จ่ายที่ชัดเจน

ให้บริการต่างจังหวัดหรือไม่

ให้บริการทั่วประเทศ ทั้งการนัดที่สำนักงาน การนัดนอกสถานที่ และการรับส่งเอกสารทางไปรษณีย์ลงทะเบียนหรือขนส่งเอกชน โดยมีการบันทึกการรับส่งเอกสารทุกครั้ง