ยื่นภาษีหรือส่งงบการเงินไม่ผ่าน ถูกตีกลับหรือมีเบี้ยปรับ ต้องแก้อย่างไร

สาเหตุที่พบบ่อย

ลำดับการแก้ไขทีละขั้น

1. 1. ระบุประเภทของปัญหาให้ชัด

   แยกเป็นสามกลุ่ม คือ ปัญหาระบบนำส่ง ปัญหาตัวเลข และปัญหายื่นล่าช้า แล้วจัดลำดับแก้ตามผลกระทบด้านเวลาและค่าปรับ

2. 2. ดึงข้อมูลตั้งต้นให้ครบก่อนแก้

   รวบรวมรายงานภาษีขายและภาษีซื้อ สมุดรายวัน ใบกำกับภาษี และหลักฐานการจ่ายเงินของงวดที่เกี่ยวข้อง เพื่อให้การแก้ไขอ้างอิงเอกสารได้ทุกบรรทัด

3. 3. กระทบยอดระหว่างบัญชีกับแบบที่ยื่น

   ทำตารางกระทบยอดแสดงว่าตัวเลขในแบบมาจากรายการใด ส่วนต่างเกิดจากอะไร และแก้ไขที่จุดใด ตารางนี้ใช้เป็นเอกสารชี้แจงได้โดยตรง

4. 4. ยื่นแบบเพิ่มเติมหรือยื่นย้อนหลังให้เร็วที่สุด

   คำนวณเบี้ยปรับและเงินเพิ่มตามหลักเกณฑ์ที่ใช้กับแบบนั้น แล้วยื่นพร้อมชำระ การเร่งยื่นช่วยจำกัดภาระเงินเพิ่มซึ่งเดินตามเวลา

5. 5. จัดชุดเอกสารชี้แจงเมื่อถูกเรียกพบ

   เตรียมหนังสือชี้แจงสั้น ๆ พร้อมเอกสารแนบเรียงตามประเด็นที่ถูกถาม และตอบเฉพาะขอบเขตที่ถาม โดยมีผู้ทำบัญชีหรือที่ปรึกษาร่วมประชุมด้วย

6. 6. แก้ไขงบการเงินและนำส่งใหม่ตามรูปแบบที่กำหนด

   ตรวจว่าครบทั้งงบแสดงฐานะการเงิน งบกำไรขาดทุน หมายเหตุประกอบงบ รายงานผู้สอบบัญชี และข้อมูลผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีที่ตรงกับทะเบียน

7. 7. วางระบบป้องกันการเกิดซ้ำ

   กำหนดปฏิทินภาษีประจำปี ผู้รับผิดชอบรายแบบ วันตัดเอกสารรายเดือน และการสอบทานก่อนยื่น เพื่อให้ความผิดพลาดถูกจับได้ก่อนถึงกำหนด

กรอบเวลาที่ควรเผื่อ

ระยะเวลาข้างต้นเป็นการประมาณการจากงานที่เอกสารครบตั้งแต่รอบแรก ขั้นตอนที่อยู่ในความรับผิดชอบของหน่วยงานภายนอกเป็นไปตามคิวและดุลพินิจของหน่วยงานนั้น

เอกสารที่ต้องเตรียมสำหรับรอบแก้ไข

• แบบภาษีที่ยื่นไว้เดิมและหลักฐานการยื่นหรือข้อความแจ้งข้อผิดพลาดจากระบบ
• รายงานภาษีขายและภาษีซื้อของงวดที่เกี่ยวข้อง
• ใบกำกับภาษี ใบเสร็จรับเงิน และใบแจ้งหนี้ที่เกี่ยวข้องกับรายการที่ถูกท้วง
• หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย ทั้งที่ออกและที่ได้รับ
• งบทดลอง สมุดรายวัน และรายงานบัญชีแยกประเภทของงวดนั้น
• หนังสือรับรองบริษัทฉบับล่าสุดและข้อมูลผู้ทำบัญชีกับผู้สอบบัญชี
• หนังสือเรียกพบหรือหนังสือแจ้งจากหน่วยงาน หากมี

ข้อผิดพลาดที่ทำให้ถูกปฏิเสธซ้ำ

คำถามที่พบบ่อย

ยื่นแบบผิดแล้วแก้ได้หรือไม่

แก้ได้ด้วยการยื่นแบบเพิ่มเติมสำหรับงวดนั้น โดยแสดงตัวเลขที่ถูกต้องและชำระส่วนต่างพร้อมเบี้ยปรับหรือเงินเพิ่มตามหลักเกณฑ์ของแบบนั้น สิ่งสำคัญคือต้องแก้ที่บันทึกบัญชีให้สอดคล้องกันด้วย มิฉะนั้นงบการเงินสิ้นปีจะไม่ตรงกับแบบที่ยื่นและกลายเป็นประเด็นใหม่ในการตรวจสอบ

ยื่นล่าช้าจะเสียเท่าไร

ภาระแบ่งเป็นสองส่วนคือค่าปรับตามกฎหมายสำหรับการไม่ยื่นหรือยื่นล่าช้า และเงินเพิ่มที่คำนวณจากภาษีที่ต้องชำระตามระยะเวลาที่ล่าช้า จำนวนจึงต่างกันไปตามประเภทแบบ จำนวนเงินภาษี และจำนวนเดือนที่ล่าช้า แนวปฏิบัติที่ดีที่สุดคือยื่นทันทีที่ทราบ เพราะส่วนที่เป็นเงินเพิ่มจะหยุดเดินเมื่อยื่นและชำระแล้ว

เดือนที่ไม่มีรายได้ต้องยื่นไหม

ต้องยื่น ผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มมีหน้าที่ยื่นแบบทุกเดือนแม้ไม่มีรายการขายหรือซื้อ และบริษัทที่จดทะเบียนแล้วยังต้องปิดงบและนำส่งงบการเงินแม้ไม่มีรายได้ การเข้าใจว่าไม่มีรายการแล้วไม่ต้องยื่นเป็นสาเหตุที่พบบ่อยที่สุดของการยื่นย้อนหลังหลายเดือนพร้อมกัน

ถูกเรียกพบเจ้าหน้าที่ต้องเตรียมอะไร

เตรียมแฟ้มเอกสารของงวดที่ถูกถาม ได้แก่ แบบที่ยื่น รายงานภาษีขายภาษีซื้อ ใบกำกับภาษี หลักฐานการรับจ่ายเงิน และงบทดลอง พร้อมตารางกระทบยอดที่อธิบายที่มาของตัวเลข ควรให้ผู้ทำบัญชีหรือที่ปรึกษาเข้าร่วม และตอบเฉพาะขอบเขตคำถาม หากมีประเด็นที่ยังไม่แน่ใจ ควรขอเวลาตรวจสอบแล้วส่งคำชี้แจงเป็นลายลักษณ์อักษรภายหลัง

งบการเงินส่งไม่ผ่านระบบเพราะอะไรได้บ้าง

สาเหตุที่พบบ่อยคือรูปแบบไฟล์ไม่ตรงข้อกำหนด ข้อมูลผู้ทำบัญชีหรือผู้สอบบัญชีไม่ตรงกับทะเบียน ขาดรายงานผู้สอบบัญชีหรือหมายเหตุประกอบงบ และตัวเลขในงบไม่สมดุลตามการตรวจสอบของระบบ วิธีแก้คือตรวจข้อความแจ้งข้อผิดพลาดของระบบให้ละเอียด เพราะมักระบุรายการที่มีปัญหาไว้ตรงจุด แล้วแก้เฉพาะส่วนนั้นก่อนนำส่งใหม่

เปลี่ยนสำนักงานบัญชีระหว่างปีได้หรือไม่

ทำได้ และควรทำหากงานไม่ตรงกำหนดหรือเอกสารไม่เรียบร้อย โดยขอรับมอบข้อมูลให้ครบ ได้แก่ งบทดลองล่าสุด สมุดบัญชี รายละเอียดสินทรัพย์ ยอดยกมา แบบภาษีที่ยื่นแล้วทั้งปี และไฟล์ข้อมูลในระบบบัญชี การส่งมอบที่ครบทำให้ผู้รับช่วงต่อทำงานได้ทันทีและไม่ต้องสร้างข้อมูลย้อนหลังใหม่ ซึ่งเป็นต้นทุนที่สูงโดยไม่จำเป็น

ค่าใช้จ่ายที่ไม่มีใบเสร็จนำมาลงบัญชีได้ไหม

รายจ่ายที่ไม่มีหลักฐานการจ่ายที่พิสูจน์ผู้รับได้มักถูกถือเป็นรายจ่ายต้องห้ามในการคำนวณภาษี แม้จะเกิดขึ้นจริงก็ตาม แนวทางที่ถูกต้องคือจัดให้มีหลักฐานตั้งแต่ต้น เช่น ใบสำคัญรับเงินที่มีข้อมูลผู้รับครบถ้วนพร้อมสำเนาบัตรประชาชน หรือชำระผ่านช่องทางที่มีร่องรอยการโอน เพื่อให้พิสูจน์ได้เมื่อถูกตรวจสอบ

ขอผ่อนชำระภาษีที่ค้างได้หรือไม่

ในทางปฏิบัติมีแนวทางผ่อนชำระสำหรับบางกรณีตามหลักเกณฑ์ของกรมสรรพากร ซึ่งพิจารณาจากจำนวนเงิน ประเภทภาษี และความสามารถในการชำระ โดยต้องยื่นคำร้องพร้อมเอกสารประกอบและเจรจากับสำนักงานพื้นที่ที่รับผิดชอบ สิ่งที่ช่วยให้การพิจารณาราบรื่นคือการเข้าไปติดต่อเอง มีเอกสารครบ และมีแผนชำระที่เป็นจริง

ควรสอบทานอะไรก่อนยื่นทุกเดือน

อย่างน้อยควรตรวจสี่จุด คือ ยอดขายในแบบตรงกับรายงานภาษีขายและใบกำกับภาษีที่ออก ภาษีซื้อที่นำมาใช้มีใบกำกับภาษีครบรายการตามกฎหมาย ยอดหัก ณ ที่จ่ายตรงกับหนังสือรับรองที่ออก และยอดในแบบตรงกับงบทดลองของเดือนนั้น การสอบทานสี่จุดนี้ใช้เวลาไม่นานแต่ป้องกันความผิดพลาดที่เป็นเหตุให้ถูกเรียกตรวจได้มาก

ให้สำนักงานบัญชีดำเนินการแทนได้แค่ไหน

สำนักงานบัญชีสามารถจัดทำบัญชี ยื่นแบบภาษี นำส่งงบการเงิน และจัดเตรียมเอกสารชี้แจงแทนได้ตามที่ได้รับมอบหมาย แต่ความรับผิดตามกฎหมายยังอยู่ที่กรรมการและบริษัทในฐานะผู้มีหน้าที่เสียภาษี ดังนั้นควรกำหนดให้มีการรายงานสถานะการยื่นทุกเดือน มีสำเนาหลักฐานการยื่นส่งกลับมาทุกครั้ง และมีผู้รับผิดชอบฝั่งบริษัทเป็นผู้สอบทาน

กรณีถูกปฏิเสธแบบอื่น

• จด VAT ไม่ผ่าน
• จดทะเบียนบริษัทไม่ผ่าน
• เอกสารถูกปฏิเสธจากหน่วยงานต่างประเทศ