แนะนำบริการแปลเอกสารเฉพาะทาง — สัญญา งานเทคนิค งานมาตรฐาน และงานยื่นหน่วยงานกำกับ

เกณฑ์เลือกผู้ให้บริการ

1. 1. มีคลังศัพท์เฉพาะสายงานและใช้ซ้ำได้

   โครงการที่มีหลายฉบับต้องใช้คำเดียวกันตลอด ผู้ให้บริการควรส่ง glossary ให้ตรวจก่อนเริ่มงานจริง และล็อกคำที่ผู้ว่าจ้างอนุมัติแล้ว

2. 2. ผู้ตรวจทานคนที่สองอยู่ในสายงานเดียวกัน

   งานกฎหมายควรตรวจโดยผู้ที่อ่านสัญญาเป็น งานบัญชีควรตรวจโดยผู้ที่คุ้นกับรูปแบบงบการเงิน การตรวจโดยผู้ตรวจทั่วไปจับได้เฉพาะข้อผิดพลาดทางภาษา

3. 3. รักษาโครงสร้างเลขข้อและรูปแบบต้นฉบับ

   สัญญาและมาตรฐานอ้างอิงกันด้วยเลขข้อ ถ้าคำแปลจัดหมายเลขใหม่จะทำให้อ้างอิงข้ามฉบับไม่ได้และเกิดข้อพิพาทในภายหลัง

4. 4. เข้าใจปลายทางว่าเป็นหน่วยงานใด

   เอกสารยื่นหน่วยงานส่งเสริมการลงทุน หน่วยงานกำกับสารเคมี หรือผู้ตรวจประเมินมาตรฐาน มีรูปแบบและชั้นการรับรองต่างกัน ควรแจ้งปลายทางตั้งแต่ขอใบเสนอราคา

5. 5. มีข้อตกลงรักษาความลับเป็นลายลักษณ์อักษร

   งานสัญญาและงบการเงินมีข้อมูลอ่อนไหว ควรมี NDA และแนวปฏิบัติการจัดเก็บไฟล์ที่ระบุได้ว่าใครเข้าถึงได้บ้าง

6. 6. รองรับการรับรองต่อเนื่องเมื่อจำเป็น

   เอกสารบริษัทที่ใช้ต่างประเทศมักต้องผ่านการรับรองลายมือชื่อโดย Notary Public แล้วยื่นนิติกรณ์กรมการกงสุล และรับรองซ้อนสถานทูตปลายทาง

7. 7. ประเมินเวลาโดยนับความหนาแน่นของศัพท์

   งานเทคนิคที่มีตารางและหน่วยวัดจำนวนมากใช้เวลาต่อหน้าสูงกว่างานทั่วไปมาก ใบเสนอราคาที่ประเมินเวลาเท่ากับงานทั่วไปมักหมายถึงคุณภาพที่ต้องแลกไป

ทางเลือกที่เหมาะกับแต่ละเคส

• สัญญาและเอกสารกฎหมายธุรกิจ

  เหมาะกับ: สัญญาซื้อขาย สัญญาร่วมทุน สัญญาจ้าง สัญญาตัวแทนจำหน่าย

  ต้องรักษาถ้อยคำผูกพันและโครงสร้างเลขข้อ พร้อมคงความหมายของข้อสงวนสิทธิ์และข้อระงับข้อพิพาท

  ดูรายละเอียดบริการ →

• งบการเงินและเอกสารบัญชี

  เหมาะกับ: งบแสดงฐานะการเงิน หมายเหตุประกอบงบ รายงานผู้สอบบัญชี

  ต้องใช้คำตามมาตรฐานการรายงานทางการเงินและคงรูปแบบตารางเพื่อให้ตรวจสอบตัวเลขเทียบกับต้นฉบับได้

  ดูรายละเอียดบริการ →

• เอกสารความปลอดภัยสารเคมีและงานเทคนิค

  เหมาะกับ: เอกสารข้อมูลความปลอดภัย คู่มือเครื่องจักร ข้อกำหนดทางเทคนิค

  ต้องคงหน่วยวัด ค่าขีดจำกัด และข้อความเตือนตามต้นฉบับอย่างเคร่งครัด เพราะเป็นข้อมูลด้านความปลอดภัย

  ดูรายละเอียดบริการ →

• เอกสารระบบมาตรฐานและการตรวจประเมิน

  เหมาะกับ: คู่มือคุณภาพ ระเบียบปฏิบัติ บันทึกการตรวจติดตามภายใน

  ผู้ตรวจประเมินอ่านเทียบข้อกำหนดทีละข้อ คำแปลจึงต้องผูกกับหมายเลขข้อกำหนดของมาตรฐานที่อ้างถึง

  ดูรายละเอียดบริการ →

• เอกสารยื่นหน่วยงานส่งเสริมการลงทุนและใบอนุญาต

  เหมาะกับ: คำขอรับการส่งเสริม เอกสารประกอบใบอนุญาตประกอบธุรกิจ

  ต้องสอดคล้องกับแบบฟอร์มราชการและชื่อกิจกรรมตามประกาศของหน่วยงาน จึงต้องแปลตามคำที่หน่วยงานใช้จริง

  ดูรายละเอียดบริการ →

• เอกสารบริษัทที่ต้องรับรองเพื่อใช้ต่างประเทศ

  เหมาะกับ: หนังสือรับรอง หนังสือบริคณห์สนธิ รายงานการประชุม หนังสือมอบอำนาจ

  ต้องวางแผนชั้นการรับรองตั้งแต่ต้น เพราะลำดับ Notary แล้วต่อด้วยนิติกรณ์และสถานทูตสลับกันไม่ได้

  ดูรายละเอียดบริการ →

ตารางเปรียบเทียบ

ขั้นตอนที่ถูกต้อง

1. ขั้นที่ 1 — แจ้งปลายทางและวัตถุประสงค์การใช้

   ระบุหน่วยงานผู้รับและประเทศปลายทาง เพื่อกำหนดรูปแบบคำแปลและชั้นการรับรองตั้งแต่ต้น

2. ขั้นที่ 2 — จัดทำและอนุมัติ glossary

   ล็อกศัพท์เฉพาะ ชื่อกิจการ ชื่อผลิตภัณฑ์ และคำเรียกหน่วยงานให้ตรงกันทั้งโครงการ

3. ขั้นที่ 3 — แปลโดยผู้แปลสายงานตรง

   งานกฎหมาย งานบัญชี และงานเทคนิค ควรแยกผู้แปลตามความชำนาญ ไม่ใช้ผู้แปลคนเดียวข้ามทุกสายงาน

4. ขั้นที่ 4 — ตรวจทานสองชั้นและตรวจตัวเลข

   ตรวจภาษาหนึ่งรอบ และตรวจความถูกต้องเชิงเนื้อหากับตัวเลข ตาราง หน่วยวัด อีกหนึ่งรอบ

5. ขั้นที่ 5 — ดำเนินการรับรองตามที่ปลายทางกำหนด

   หากต้องใช้ต่างประเทศ ให้รับรองลายมือชื่อ ยื่นนิติกรณ์กรมการกงสุล และรับรองซ้อนสถานทูตตามลำดับ

ข้อผิดพลาดที่ทำให้เอกสารถูกตีกลับ

• ✕ ใช้ผู้แปลทั่วไปกับสัญญาที่มีผลผูกพันสูง

  ✓ เลือกผู้แปลสายกฎหมายและกำหนดให้มีผู้ตรวจทานที่อ่านสัญญาเป็นอีกคน

• ✕ จัดหมายเลขข้อใหม่ในคำแปล

  ✓ คงเลขข้อและลำดับย่อหน้าตามต้นฉบับทุกจุด เพื่อให้อ้างอิงข้ามฉบับได้

• ✕ แปลศัพท์เดียวหลายแบบในโครงการเดียว

  ✓ ใช้ glossary ที่ผู้ว่าจ้างอนุมัติและตรวจความสม่ำเสมอก่อนส่งมอบ

• ✕ ละเว้นเชิงอรรถ ตาราง หรือข้อความในภาพ

  ✓ กำหนดขอบเขตงานให้ครอบคลุมทุกองค์ประกอบของเอกสารตั้งแต่ขั้นเสนอราคา

• ✕ เพิ่งวางแผนการรับรองหลังแปลเสร็จ

  ✓ วางลำดับ Notary นิติกรณ์ และสถานทูตตั้งแต่ก่อนเริ่มแปล เพราะบางชั้นต้องใช้ต้นฉบับที่ยังไม่ถูกเย็บรวม