จดทะเบียนบริษัทไม่ผ่าน ชื่อถูกปฏิเสธ หรือเอกสารถูกตีกลับ แก้อย่างไร

สาเหตุที่พบบ่อย

ลำดับการแก้ไขทีละขั้น

1. 1. ขอรายละเอียดเหตุผลการตีกลับ

   ระบุให้ได้ว่าเป็นเรื่องชื่อ เอกสาร หรือสาระของคำขอ เพราะทางแก้ของสามกลุ่มนี้ต่างกันโดยสิ้นเชิง

2. 2. กรณีติดเรื่องชื่อ ให้จองชื่อสำรองพร้อมกัน

   เตรียมชื่อทางเลือกที่ต่างกันอย่างมีนัยสำคัญ ไม่ใช่เปลี่ยนเพียงตัวสะกดเล็กน้อย และตรวจว่าไม่ชนกับเครื่องหมายการค้าของผู้อื่น

3. 3. ทบทวนวัตถุประสงค์ให้ครอบคลุมแผนธุรกิจ 3 ปีข้างหน้า

   รวมกิจกรรมที่จะเริ่มในอนาคตอันใกล้ไว้ด้วย เพื่อลดการแก้ไขหนังสือบริคณห์สนธิภายหลังซึ่งมีค่าธรรมเนียมและเวลาเพิ่ม

4. 4. ตรวจชุดลายมือชื่อทั้งชุดในคราวเดียว

   วางเอกสารทุกฉบับเรียงกันแล้วเทียบลายมือชื่อและการสะกดชื่อกับบัตรประชาชนหรือหนังสือเดินทางทีละจุด

5. 5. จัดหลักฐานที่ตั้งสำนักงานให้ครบสาย

   หนังสือยินยอม สำเนาบัตรผู้ให้ความยินยอม หลักฐานสิทธิในสถานที่ และแผนที่ ควรอยู่ในชุดเดียวกันและชื่อที่อยู่ต้องสะกดตรงกันทุกฉบับ

6. 6. ยื่นใหม่และติดตามผลอย่างมีกำหนด

   ยื่นผ่านระบบออนไลน์หรือที่สำนักงานพาณิชย์ พร้อมบันทึกวันที่ยื่นและช่องทางติดต่อ เพื่อตอบข้อสอบถามของนายทะเบียนได้ทันที

7. 7. วางแผนงานหลังจดให้ต่อเนื่อง

   เมื่อจดผ่านแล้วให้เดินเรื่องเปิดบัญชีธนาคาร ขึ้นทะเบียนนายจ้าง จด VAT และจัดระบบบัญชีทันที เพื่อไม่ให้หน้าที่ตามกฎหมายเริ่มเดินโดยยังไม่มีระบบรองรับ

กรอบเวลาที่ควรเผื่อ

ระยะเวลาข้างต้นเป็นการประมาณการจากงานที่เอกสารครบตั้งแต่รอบแรก ขั้นตอนที่อยู่ในความรับผิดชอบของหน่วยงานภายนอกเป็นไปตามคิวและดุลพินิจของหน่วยงานนั้น

เอกสารที่ต้องเตรียมสำหรับรอบแก้ไข

• สำเนาบัตรประชาชนของผู้เริ่มก่อการและผู้ถือหุ้นทุกคน พร้อมลงนามรับรองสำเนา
• สำเนาหนังสือเดินทางและหลักฐานการเข้าเมือง กรณีผู้ถือหุ้นหรือกรรมการเป็นชาวต่างชาติ
• รายการชื่อบริษัทที่ต้องการ พร้อมชื่อสำรองอย่างน้อย 2 ชื่อ
• รายละเอียดวัตถุประสงค์ ทุนจดทะเบียน และสัดส่วนการถือหุ้น
• หนังสือยินยอมให้ใช้สถานที่ พร้อมหลักฐานสิทธิของผู้ให้ความยินยอมและแผนที่
• ตัวอย่างตราประทับ หากบริษัทจะใช้ตราประทับ

ข้อผิดพลาดที่ทำให้ถูกปฏิเสธซ้ำ

คำถามที่พบบ่อย

ชื่อบริษัทถูกปฏิเสธเพราะคล้ายของเดิม ต้องเปลี่ยนมากแค่ไหน

ควรเปลี่ยนคำหลักที่ทำให้เกิดความคล้าย ไม่ใช่เพียงเพิ่มคำว่า กรุ๊ป อินเตอร์ หรือเปลี่ยนตัวสะกด เพราะการพิจารณาดูทั้งรูปคำ เสียงอ่าน และความหมายประกอบกัน วิธีที่ปลอดภัยคือคิดชื่อที่มีคำเฉพาะซึ่งไม่ใช่คำทั่วไป แล้วตรวจกับฐานข้อมูลนิติบุคคลและฐานเครื่องหมายการค้าก่อนยื่น เพื่อไม่ให้ชนกับสิทธิของผู้อื่นในภายหลัง

จดทะเบียนที่บ้านตัวเองได้หรือไม่

ทำได้หากเจ้าบ้านยินยอมและสถานที่นั้นใช้ประกอบกิจการได้จริง โดยต้องมีหนังสือยินยอมให้ใช้สถานที่ สำเนาทะเบียนบ้าน และสำเนาบัตรประชาชนของเจ้าบ้าน ข้อควรพิจารณาคือที่อยู่จะปรากฏในเอกสารสาธารณะ และเมื่อขอจด VAT เจ้าหน้าที่อาจเข้าตรวจสถานที่ หากไม่สะดวกทั้งสองเรื่อง การใช้ที่อยู่สำนักงานที่รองรับการตรวจจะเหมาะกว่า

ทุนจดทะเบียนควรตั้งเท่าไร

กฎหมายกำหนดว่าต้องชำระค่าหุ้นแล้วไม่น้อยกว่าร้อยละยี่สิบห้าของทุนที่จดทะเบียน ดังนั้นตัวเลขที่ตั้งควรสอดคล้องกับเงินที่มีจริง นอกจากนี้ควรดูเงื่อนไขปลายทางประกอบ เช่น การประมูลงาน การขอใบอนุญาตเฉพาะ และการขอใบอนุญาตทำงานให้ชาวต่างชาติ ซึ่งมีเกณฑ์ทุนและอัตราส่วนพนักงานที่ต้องรักษาไว้

ลายมือชื่อไม่ตรงทำให้ตีกลับจริงหรือ

จริง และเป็นสาเหตุที่พบบ่อยมาก เพราะนายทะเบียนต้องเทียบลายมือชื่อในคำขอกับสำเนาบัตรประชาชนและเอกสารประกอบทุกฉบับ หากผู้ลงนามเซ็นสองแบบสลับกันในชุดเดียว จะถือว่าเอกสารไม่สอดคล้องกัน วิธีป้องกันคือกำหนดรูปแบบลายมือชื่อหนึ่งแบบ แล้วเซ็นเอกสารทั้งชุดในคราวเดียวกัน

ต่างชาติถือหุ้นได้กี่เปอร์เซ็นต์

ขึ้นกับประเภทธุรกิจ ธุรกิจทั่วไปที่ไม่อยู่ในบัญชีควบคุมตามกฎหมายว่าด้วยการประกอบธุรกิจของคนต่างด้าวสามารถมีผู้ถือหุ้นต่างชาติได้มาก แต่ธุรกิจที่อยู่ในบัญชีควบคุมต้องขอใบอนุญาตหรือใช้โครงสร้างอื่น เช่น การส่งเสริมการลงทุน การกำหนดสัดส่วนควรพิจารณาพร้อมกับสิทธิออกเสียงและอำนาจกรรมการ ไม่ใช่ดูเฉพาะตัวเลขร้อยละ

จดบริษัทแล้วต้องทำอะไรต่อทันที

หลังได้หนังสือรับรอง ควรจัดทำตราประทับหากจะใช้ เปิดบัญชีธนาคารในนามบริษัท ขึ้นทะเบียนนายจ้างกับสำนักงานประกันสังคมเมื่อมีลูกจ้าง จัดระบบบัญชีและผู้ทำบัญชีตั้งแต่ใบแจ้งหนี้ใบแรก และประเมินว่าต้องจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มหรือไม่ การเริ่มช้าในส่วนบัญชีเป็นสาเหตุหลักที่ทำให้ปีแรกมีเอกสารไม่ครบตอนปิดงบ

ใช้เวลานานเท่าไรหากเอกสารครบ

เมื่อชื่อผ่านและเอกสารครบถ้วน การจดทะเบียนจัดตั้งมักดำเนินการได้ภายในหนึ่งวันทำการที่ยื่น ส่วนงานที่กินเวลาจริงคือขั้นเตรียมก่อนยื่น ได้แก่ การรวบรวมลายมือชื่อผู้ถือหุ้นทุกคน การขอเอกสารที่ตั้งสำนักงาน และการตกลงโครงสร้างหุ้น จึงควรวางแผนช่วงเตรียมเอกสารไว้ประมาณหนึ่งถึงสองสัปดาห์สำหรับกรณีที่มีผู้ถือหุ้นหลายคน

ถ้ากรรมการอยู่ต่างประเทศจะลงนามอย่างไร

สามารถลงนามในต่างประเทศแล้วให้มีการรับรองลายมือชื่อโดยเจ้าหน้าที่ที่มีอำนาจ เช่น โนตารีพับลิกในประเทศนั้นและผ่านการรับรองต่อตามที่ปลายทางกำหนด จากนั้นจึงส่งเอกสารต้นฉบับกลับมาใช้ยื่น ควรเผื่อเวลาส่งเอกสารระหว่างประเทศไว้อย่างน้อยหนึ่งถึงสองสัปดาห์ และตรวจข้อความในเอกสารให้ครบก่อนส่งออก เพราะการแก้ไขภายหลังต้องเริ่มกระบวนการรับรองใหม่ทั้งหมด

แก้วัตถุประสงค์ภายหลังได้หรือไม่

ได้ โดยต้องจัดประชุมผู้ถือหุ้นและจดทะเบียนแก้ไขหนังสือบริคณห์สนธิกับนายทะเบียน มีค่าธรรมเนียมและต้องใช้เวลาเตรียมเอกสารประชุมตามแบบ จึงคุ้มกว่าที่จะระบุวัตถุประสงค์ให้ครอบคลุมแผนธุรกิจในระยะสองถึงสามปีตั้งแต่ตอนจัดตั้ง โดยเฉพาะกิจกรรมที่จะกระทบการจด VAT หรือการขอใบอนุญาตเฉพาะทาง

จำเป็นต้องมีตราประทับหรือไม่

ปัจจุบันบริษัทไม่จำเป็นต้องมีตราประทับ แต่หากเลือกใช้ต้องจดแบบตราไว้และใช้ให้สอดคล้องกับเงื่อนไขอำนาจกรรมการที่ระบุในหนังสือรับรอง ข้อควรระวังคือหนังสือรับรองระบุว่ากรรมการลงนามพร้อมประทับตราหรือไม่ หากระบุไว้แล้วลงนามโดยไม่ประทับตรา คู่สัญญาหรือหน่วยงานอาจไม่รับเอกสารฉบับนั้น

กรณีถูกปฏิเสธแบบอื่น

• จด VAT ไม่ผ่าน
• เอกสารถูกปฏิเสธจากหน่วยงานต่างประเทศ
• ยื่นภาษีหรืองบการเงินถูกตีกลับ