จด VAT ไม่ผ่าน หรือเจ้าหน้าที่ไม่รับคำขอ ต้องแก้อย่างไรให้ผ่านรอบถัดไป

สาเหตุที่พบบ่อย

ลำดับการแก้ไขทีละขั้น

1. 1. บันทึกเหตุผลการปฏิเสธให้ชัดเป็นข้อ ๆ

   ก่อนออกจากสำนักงานสรรพากรพื้นที่ ขอให้เจ้าหน้าที่ระบุว่าติดประเด็นใด และจดชื่อเอกสารที่ต้องเพิ่มให้ครบ หากได้เป็นหนังสือแจ้งให้เก็บไว้เป็นหลักฐานอ้างอิงในการยื่นรอบใหม่

2. 2. แยกปัญหาเป็นสองกอง: เอกสารขาด กับ ข้อเท็จจริงต้องแก้

   เอกสารขาดแก้ได้ด้วยการขอเพิ่ม แต่ข้อเท็จจริงเช่นสถานที่ใช้ประกอบกิจการไม่ได้ ต้องเปลี่ยนสถานที่หรือปรับการใช้งานจริงก่อน มิฉะนั้นยื่นกี่รอบก็ติดประเด็นเดิม

3. 3. จัดชุดหลักฐานสถานที่ให้ครบสาย

   รวมโฉนดหรือหลักฐานกรรมสิทธิ์ สัญญาเช่า หนังสือยินยอมให้ใช้สถานที่ สำเนาบัตรประชาชนผู้ให้ความยินยอม และทะเบียนบ้านของสถานที่ ให้เชื่อมโยงกันได้ตั้งแต่เจ้าของจนถึงบริษัท

4. 4. ถ่ายภาพหน้างานใหม่ตามมาตรฐานที่เจ้าหน้าที่ใช้ตรวจ

   ควรมีภาพป้ายชื่อเห็นชื่อเต็ม ภาพด้านหน้าอาคารเห็นเลขที่ ภาพทางเข้า และภาพภายในที่เห็นพื้นที่ทำงานจริง ถ่ายในเวลากลางวันให้อ่านตัวอักษรได้ชัด

5. 5. ปรับแบบคำขอและคำอธิบายกิจการให้สอดคล้องกัน

   ทบทวนประเภทกิจการ ช่องทางขาย และประมาณการรายได้ในแบบคำขอ ให้ตรงกับหลักฐานที่แนบและกับวัตถุประสงค์ในหนังสือรับรอง

6. 6. ยื่นใหม่พร้อมสารบัญเอกสารและบันทึกชี้แจง

   แนบใบสารบัญที่ระบุว่าเอกสารแต่ละฉบับตอบประเด็นใดที่เคยถูกท้วง ช่วยให้เจ้าหน้าที่ตรวจได้เร็วและลดการเรียกเพิ่มซ้ำ

7. 7. เตรียมพร้อมสำหรับการตรวจสถานที่

   ควรมีผู้รับผิดชอบอยู่ที่สถานประกอบการในช่วงเวลาทำการ พร้อมแฟ้มเอกสารชุดเดียวกับที่ยื่น และป้ายชื่อที่ติดตั้งเรียบร้อยแล้วจริง

กรอบเวลาที่ควรเผื่อ

ระยะเวลาข้างต้นเป็นการประมาณการจากงานที่เอกสารครบตั้งแต่รอบแรก ขั้นตอนที่อยู่ในความรับผิดชอบของหน่วยงานภายนอกเป็นไปตามคิวและดุลพินิจของหน่วยงานนั้น

เอกสารที่ต้องเตรียมสำหรับรอบแก้ไข

• หนังสือรับรองนิติบุคคลฉบับล่าสุดไม่เกิน 6 เดือน พร้อมวัตถุประสงค์
• หลักฐานสิทธิในสถานที่ครบสาย: หลักฐานกรรมสิทธิ์ สัญญาเช่า และหนังสือยินยอมให้ใช้สถานที่
• สำเนาบัตรประชาชนและทะเบียนบ้านของผู้ให้ความยินยอม พร้อมลงนามรับรองสำเนา
• ภาพถ่ายป้ายชื่อ ด้านหน้าอาคาร ทางเข้า และภายในสถานประกอบการ
• แผนที่ตั้งสถานประกอบการที่วาดหรือพิมพ์ให้เห็นเส้นทางเข้าออกชัดเจน
• หนังสือมอบอำนาจติดอากรแสตมป์ พร้อมบัตรประชาชนผู้มอบและผู้รับมอบอำนาจ
• เอกสารประกอบธุรกิจ เช่น สัญญาลูกค้า ใบเสนอราคา หรือภาพหน้าเว็บไซต์

ข้อผิดพลาดที่ทำให้ถูกปฏิเสธซ้ำ

คำถามที่พบบ่อย

ถูกปฏิเสธแล้วยื่นใหม่ได้เลยหรือไม่

ยื่นใหม่ได้ ไม่มีกำหนดว่าต้องเว้นระยะ แต่ควรยื่นเมื่อแก้ประเด็นที่ถูกท้วงครบแล้วเท่านั้น การยื่นซ้ำโดยไม่แก้ไขทำให้ประวัติการพิจารณามีรอยการตีกลับหลายครั้งโดยไม่จำเป็น และทำให้รอบถัดไปถูกตรวจละเอียดขึ้น วิธีที่เร็วกว่าคือใช้เวลาไม่กี่วันจัดชุดเอกสารให้ครบทุกประเด็นแล้วยื่นครั้งเดียวจบ

ใช้ Virtual Office จด VAT ได้จริงหรือไม่

ทำได้เมื่อสถานที่นั้นเป็นสถานประกอบการที่ใช้งานได้จริง มีพื้นที่ทำงาน มีป้ายชื่อของบริษัท มีผู้รับเอกสาร และเจ้าของสถานที่ออกหนังสือยินยอมพร้อมหลักฐานสิทธิให้ครบ สิ่งที่ไม่ผ่านคือที่อยู่ซึ่งขายเพียงสิทธิใช้เลขที่ไปรษณีย์โดยไม่มีพื้นที่รองรับการตรวจ ก่อนตัดสินใจควรถามผู้ให้บริการตรงว่าเคยรองรับการตรวจสถานที่ของเจ้าหน้าที่หรือไม่ และจัดเอกสารชุดใดให้บ้าง

ต้องมีรายได้ถึงเกณฑ์ก่อนจึงจะจดได้หรือไม่

ผู้ประกอบการที่รายได้ถึงเกณฑ์ตามกฎหมายมีหน้าที่ต้องจดทะเบียน ส่วนผู้ที่ยังไม่ถึงเกณฑ์สามารถขอจดโดยสมัครใจได้ ซึ่งมักทำเมื่อคู่ค้าเป็นบริษัทที่ต้องการใบกำกับภาษี หรือเมื่อมีภาษีซื้อจำนวนมากจากการลงทุน ข้อควรคิดคือเมื่อจดแล้วจะมีหน้าที่ยื่นแบบทุกเดือนแม้ไม่มีรายการ และต้องออกใบกำกับภาษีให้ถูกรูปแบบทุกครั้ง

จดทะเบียนบริษัทที่อยู่หนึ่ง แต่ทำงานอีกที่หนึ่งได้หรือไม่

ได้ แต่ต้องแจ้งสถานประกอบการให้ครบตามความจริง หากมีมากกว่าหนึ่งแห่งสามารถแจ้งเป็นสำนักงานใหญ่และสาขา โดยแต่ละแห่งต้องมีหลักฐานสิทธิในสถานที่และป้ายชื่อของตนเอง ปัญหาที่พบบ่อยคือแจ้งเพียงแห่งเดียวแต่ออกเอกสารจากอีกแห่ง ทำให้ข้อมูลในใบกำกับภาษีไม่ตรงกับทะเบียน

เจ้าหน้าที่ขอดูสัญญาลูกค้า จำเป็นต้องให้หรือไม่

เป็นเอกสารประกอบที่ช่วยยืนยันว่ากิจการมีการประกอบธุรกิจจริง การให้ข้อมูลตามที่ขอช่วยให้การพิจารณาเดินหน้าได้เร็วขึ้น หากสัญญามีข้อมูลที่เป็นความลับ สามารถปิดทับเฉพาะส่วนราคาหรือข้อมูลส่วนบุคคลที่ไม่เกี่ยวข้อง แล้วแสดงหน้าคู่สัญญาและขอบเขตงานซึ่งเป็นสาระที่เจ้าหน้าที่ต้องการดู

ระหว่างรอผลการจด VAT ออกใบกำกับภาษีได้หรือไม่

ยังออกไม่ได้ ผู้ประกอบการจะออกใบกำกับภาษีได้เมื่อเป็นผู้ประกอบการจดทะเบียนแล้วเท่านั้น ในช่วงรอควรออกใบเสร็จรับเงินหรือใบแจ้งหนี้ตามปกติ และแจ้งคู่ค้าว่ากำลังดำเนินการจดทะเบียนอยู่ หากคู่ค้าจำเป็นต้องได้ใบกำกับภาษีสำหรับงวดนั้น ควรวางแผนวันเริ่มงานให้สอดคล้องกับวันที่จดทะเบียนมีผล

ถ้าย้ายสถานประกอบการหลังจดแล้วต้องทำอย่างไร

ต้องยื่นแจ้งเปลี่ยนแปลงกับกรมสรรพากรภายในกำหนด และแจ้งเปลี่ยนที่ตั้งกับกรมพัฒนาธุรกิจการค้าและสำนักงานประกันสังคมให้สอดคล้องกัน พร้อมเตรียมหลักฐานสิทธิในสถานที่ใหม่และภาพถ่ายป้ายชื่อชุดใหม่ ใบกำกับภาษีที่ออกหลังวันเปลี่ยนแปลงต้องใช้ที่อยู่ใหม่ มิฉะนั้นคู่ค้าอาจถูกท้วงเรื่องความถูกต้องของเอกสาร

มีค่าใช้จ่ายเพิ่มไหมหากยื่นใหม่

การยื่นคำขอจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มไม่มีค่าธรรมเนียมของกรมสรรพากร ค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจริงคือค่าจัดทำเอกสารใหม่ ค่าป้ายชื่อ ค่าเดินทาง และค่าบริการหากมอบหมายให้ทีมงานดำเนินการแทน จึงคุ้มค่ากว่าที่จะลงทุนเวลาเตรียมให้ครบตั้งแต่รอบแรก แทนการเสียเวลาและค่าเดินทางหลายรอบ

ต่างชาติถือหุ้นส่วนใหญ่มีผลต่อการจด VAT หรือไม่

การจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มพิจารณาจากการประกอบกิจการและสถานประกอบการเป็นหลัก แต่โครงสร้างผู้ถือหุ้นต่างชาติอาจกระทบเรื่องอื่นที่เกี่ยวข้อง เช่น กฎหมายว่าด้วยการประกอบธุรกิจของคนต่างด้าวในบางประเภทกิจการ และการทำงานของกรรมการต่างชาติซึ่งต้องมีใบอนุญาตทำงาน ควรตรวจสองเรื่องนี้ควบคู่กันไปตั้งแต่ขั้นวางโครงสร้าง

ให้สำนักงานดำเนินการแทนได้หรือไม่ และต้องเตรียมอะไร

ได้ โดยทำหนังสือมอบอำนาจติดอากรแสตมป์ ระบุขอบเขตให้ครอบคลุมการยื่นคำขอ การชี้แจง และการรับเอกสารคืน พร้อมแนบบัตรประชาชนของผู้มอบและผู้รับมอบอำนาจ สิ่งที่มอบหมายแทนไม่ได้คือความพร้อมของสถานที่จริงและการมีผู้รับผิดชอบอยู่ระหว่างการตรวจ ซึ่งเป็นส่วนที่บริษัทต้องเตรียมเอง

กรณีถูกปฏิเสธแบบอื่น

• จดทะเบียนบริษัทไม่ผ่าน
• เอกสารถูกปฏิเสธจากหน่วยงานต่างประเทศ
• ยื่นภาษีหรืองบการเงินถูกตีกลับ