Notary Public สำหรับนิติบุคคล / บริษัท

Notary Corporate ทำไมถึงเป็นก้าวสำคัญของการทำธุรกิจข้ามพรมแดน

เมื่อบริษัทไทยต้องการขยายไปต่างประเทศ ไม่ว่าจะเปิดบริษัทลูก (subsidiary) เปิดสาขา (branch office) ลงทุน M&A ตั้ง Joint Venture หรือแม้แต่เพียงเปิดบัญชีธนาคารบริษัทในต่างประเทศ ข้อกำหนดพื้นฐานคือทางการปลายทางต้องการหลักฐานที่ยืนยันได้ว่า “คนที่ลงนามในเอกสารเป็นกรรมการที่มีอำนาจของบริษัทจริง” และ “มติที่นำมาแสดงเป็นมติที่ผ่านการประชุมตามข้อบังคับบริษัทจริง” นี่คือหน้าที่หลักของ Notary Public สำหรับนิติบุคคล — ทนายรับรองว่ากรรมการเซ็นต่อหน้าตน มีบัตรประชาชน/พาสปอร์ตตรงกับหนังสือรับรองบริษัท และประทับตราบริษัทถูกต้อง เอกสารที่รับรองแล้วต้องผ่านการ Legalization ต่อ (MFA + สถานทูต หรือ Apostille) จึงจะใช้กับกรมทะเบียนธุรกิจ (Companies Registrar) ธนาคารกลาง หรือกรมสรรพากรของประเทศปลายทางได้ ทีมงานของเรามีประสบการณ์รับงานให้บริษัทที่เปิดสาขาในสิงคโปร์ ฮ่องกง ดูไบ (DIFC/ADGM), เดลาแวร์ (USA), UK, BVI, Cayman, ลาว, เมียนมา และ CLMV มาแล้วกว่า 500 เคส

รายการเอกสารบริษัทที่ Notary + Legalization บ่อยที่สุด

ในทางปฏิบัติ เอกสารบริษัทที่ต้องผ่าน Notary Corporate เพื่อใช้ต่างประเทศแบ่งได้เป็น 3 กลุ่มใหญ่ ตามวัตถุประสงค์ (1) กลุ่มยืนยันตัวตนบริษัท: หนังสือรับรอง (Certificate of Incorporation), บัญชีรายชื่อผู้ถือหุ้น (Shareholder List/บอจ.5), ภ.พ.20, หนังสือบริคณห์สนธิ (MOA), ข้อบังคับบริษัท (Articles of Association) (2) กลุ่มยืนยันอำนาจลงนาม: Board Resolution แต่งตั้งผู้มีอำนาจเปิดบัญชี/เซ็นสัญญา, Shareholder Resolution อนุมัติการลงทุน, Certificate of Incumbency ระบุกรรมการปัจจุบัน (3) กลุ่มสัญญาและมอบอำนาจ: Corporate Power of Attorney มอบให้ทนายต่างประเทศ, Sales & Purchase Agreement, Share Purchase Agreement, Joint Venture Agreement, MOU/NDA, Distribution/Franchise Agreement ทุกเอกสารต้องระบุวัตถุประสงค์และประเทศปลายทางให้ชัดเจน เพราะรูปแบบ certification statement และภาษาที่ใช้ต้องตรงกับสิ่งที่หน่วยงานปลายทางยอมรับ ทีมงานตรวจสอบ template ให้ก่อนนัดเซ็นทุกครั้ง

• Certificate of Incorporation + Shareholder List + ภ.พ.20 (ชุดยืนยันบริษัท)
• Board Resolution แต่งตั้งผู้เปิดบัญชี/ลงนามสัญญา
• Shareholder Resolution อนุมัติการลงทุน / M&A
• Certificate of Incumbency (Directors' Register)
• Corporate Power of Attorney
• Sales & Purchase / Share Purchase / Joint Venture Agreement

เปรียบเทียบเส้นทาง Legalization — Apostille vs Embassy

หลัง Notary Corporate เสร็จแล้ว มี 2 เส้นทางหลักในการทำให้เอกสารใช้ได้ต่างประเทศ (1) Apostille — สำหรับประเทศภาคี Hague Convention 1961 (สหรัฐฯ, UK, EU, ออสเตรเลีย, ญี่ปุ่น, อินเดีย, เม็กซิโก, บราซิล ฯลฯ 124+ ประเทศ) หลัง Notary → MFA จะออก Apostille แผ่นเดียว ใช้ได้ทุกภาคี ไม่ต้องผ่านสถานทูต ประหยัดเวลา 5–14 วัน (2) Embassy Legalization — สำหรับประเทศที่ไม่ใช่ภาคี (จีน, UAE, ซาอุดีอาระเบีย, กาตาร์, เวียดนาม, เมียนมา ฯลฯ) หลัง Notary → MFA → สถานทูตปลายทางในไทย จำนวนวันขึ้นอยู่กับสถานทูต (จีน 4–7 วัน, UAE 3–5 วัน, ซาอุ 7–14 วัน)