บริการรับ-ส่งจดหมายและพัสดุ พร้อมสแกนเอกสาร

ทำไมการรับเอกสารตรงเวลาจึงเป็นเรื่องความเสี่ยง ไม่ใช่เรื่องความสะดวก

หนังสือแจ้งประเมินภาษี หนังสือเชิญพบเจ้าพนักงาน และหมายศาล มีกำหนดเวลาโต้แย้งหรือชี้แจงนับจากวันที่ได้รับ หากไม่มีผู้รับที่สำนักงานแห่งใหญ่ เอกสารอาจถูกปิดหมายหรือส่งคืน แล้วถือว่าได้ส่งโดยชอบ ผลคือบริษัทเสียสิทธิโต้แย้งโดยไม่รู้ตัว

ในทางปฏิบัติ กรณีที่พบบ่อยคือบริษัทเปลี่ยนที่ทำงานจริงแต่ไม่ได้แจ้งเปลี่ยนที่อยู่จดทะเบียน เอกสารจึงยังถูกส่งไปที่เดิม การมีผู้รับและวิธีแจ้งเตือนตามสัญญาช่วยลดโอกาสพลาดเอกสาร แต่ไม่ตัดความเสี่ยงทั้งหมด บริษัทต้องติดตามกำหนดตอบและเก็บหลักฐานส่งมอบด้วย

ขั้นตอนการทำงานของเรา

1. รับและบันทึก: ลงทะเบียนผู้ส่ง วันที่รับ และประเภทเอกสารในสมุดรับเอกสาร
2. คัดแยกความเร่งด่วน: เอกสารราชการและเอกสารที่มีกำหนดเวลาแจ้งทันที ส่วนไปรษณีย์ทั่วไปรวมส่งตามรอบ
3. สแกนและส่ง: สแกนเป็นไฟล์อ่านง่ายและส่งให้ผู้มีอำนาจตามช่องทางที่ตกลง
4. จัดเก็บต้นฉบับ: เก็บในแฟ้มเฉพาะบริษัทและบันทึกการเบิกออกทุกครั้ง
5. ส่งต่อหรือให้มารับ: ส่งตามรอบที่กำหนด หรือให้ผู้แทนมารับพร้อมลงลายมือชื่อ

การคุ้มครองข้อมูลและการควบคุมการเข้าถึง

• เปิดเอกสารเฉพาะเมื่อได้รับอนุญาตเป็นลายลักษณ์อักษร มิฉะนั้นสแกนเฉพาะหน้าซอง
• จำกัดผู้เข้าถึงเฉพาะเจ้าหน้าที่ที่ได้รับมอบหมาย
• บันทึกการรับ-ส่งมอบทุกครั้งเพื่อให้ตรวจสอบย้อนกลับได้
• ทำลายเอกสารที่หมดความจำเป็นตามรอบที่ลูกค้ากำหนด

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อย และวิธีที่เราป้องกันให้

คำถามเพิ่มเติมที่ลูกค้าถามบ่อย

รับพัสดุขนาดใหญ่ได้หรือไม่

รับได้ตามพื้นที่จัดเก็บที่ตกลงไว้ พัสดุขนาดใหญ่หรือของที่ต้องควบคุมอุณหภูมิควรแจ้งล่วงหน้าเพื่อจัดพื้นที่ และอาจมีเงื่อนไขระยะเวลาเก็บรักษา

เอกสารจะถูกเปิดอ่านหรือไม่

ไม่เปิดเว้นแต่ได้รับอนุญาตเป็นลายลักษณ์อักษร โดยปกติจะสแกนหน้าซองพร้อมชื่อผู้ส่งเพื่อให้ท่านตัดสินใจว่าจะให้เปิดหรือส่งต่อ