Q206. รายงานการประชุมผู้ถือหุ้นส่วนใหญ่ของบริษัทแม่ต่างชาติ ต้องแปลและรับรองกงสุลไหม?

ตอบโดยทีมนิติกรณ์ NYC Visa & Translation

ไม่จำเป็นต้องแปลและรับรองกงสุลเหมือนกันทุกกรณี สำหรับรายงานการประชุมผู้ถือหุ้นของบริษัทแม่ต่างประเทศ ต้องดูว่าใช้เป็นหลักฐานภายในกลุ่มบริษัท หรือยื่นต่อธนาคารและหน่วยงานรัฐไทย รวมทั้งปลายทางยอมรับเอกสารภาษาอังกฤษหรือกำหนดให้มีคำแปลภาษาไทยหรือไม่ ขั้นแรก ขอรายการเอกสารจากผู้รับ โดยถามให้ชัดว่าต้องใช้รายงานการประชุมทั้งฉบับ สำเนารับรอง หรือเอกสารคัดเฉพาะมติ ขั้นที่สอง ตรวจว่ารายงานแสดงวันประชุม องค์ประชุม จำนวนเสียง มติ และผู้ลงนามครบตามที่ต้องใช้ พร้อมตรวจข้อบังคับและกฎหมายของประเทศที่บริษัทแม่จดทะเบียน ขั้นที่สาม หากต้องรับรองเอกสารต่างประเทศ ให้สอบถามสถานทูตหรือสถานกงสุลไทยที่รับผิดชอบเกี่ยวกับการรับรองลายมือชื่อของผู้รับรองสำเนาหรือผู้ลงนาม แล้วจัดทำคำแปลและดำเนินการรับรองในไทยตามที่กำหนด คำแปลต้องถ่ายทอดข้อความมอบอำนาจและเงื่อนไขอนุมัติให้ครบ ไม่สรุปเฉพาะผลลงคะแนน ข้อผิดพลาดที่ควรระวังคือเข้าใจว่ามีผู้ถือหุ้นเสียงข้างมากลงนามแล้วเท่ากับมีมติประชุมที่ถูกต้องเสมอ การรับรองกงสุลไม่ได้ยืนยันความชอบด้วยกฎหมายของการประชุมหรือแก้ปัญหาองค์ประชุมที่ไม่ครบ ก่อนยื่น ให้ตรวจข้อกำหนดกับหน่วยงานทางการผู้รับเอกสารและหน่วยงานกงสุล