Q8. เอกสารทางราชการเก่าเกิน 10 ปี ต้องคัดใหม่ก่อนรับรองกงสุลหรือไม่

ตอบโดยทีมนิติกรณ์ NYC Visa & Translation

อายุเอกสารเกินสิบปีเพียงอย่างเดียวไม่ใช่เหตุให้สรุปว่าต้องคัดใหม่ทุกฉบับ ต้องพิจารณาประเภทเอกสาร สภาพต้นฉบับ ความเป็นปัจจุบันของข้อมูล และข้อกำหนดของหน่วยงานปลายทางแยกกัน โดยเฉพาะเอกสารแสดงสถานะซึ่งข้อมูลอาจเปลี่ยนไป แม้ต้นฉบับเดิมยังอ่านได้ครบก็ตาม แนวทางตรวจสอบคือ 1) ระบุชื่อเอกสาร ผู้ออก วันที่ออก และวัตถุประสงค์ที่จะนำไปใช้ 2) ถามหน่วยงานปลายทางหรือสถานทูตว่ากำหนดอายุเอกสารนับจากวันออกหรือวันคัดสำเนาหรือไม่ อย่าถือว่าวันรับรองนิติกรณ์ทำให้เอกสารเดิมกลายเป็นเอกสารออกใหม่ 3) ตรวจต้นฉบับว่ามีข้อความครบ ลายมือชื่อและตราชัดเจน รวมถึงมีการเปลี่ยนชื่อหรือข้อมูลที่ต้องแนบหลักฐานเชื่อมโยงหรือไม่ 4) สอบถามกรมการกงสุลว่าเอกสารรูปแบบเก่าสามารถใช้ยื่นได้หรือควรขอฉบับคัดรับรองจากหน่วยงานผู้ออก 5) หากต้องคัดใหม่ ให้ดำเนินการก่อนแปล เพื่อไม่ต้องแก้คำแปลตามเลขอ้างอิง วันที่ หรือข้อความของฉบับใหม่ ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยคือเห็นว่าเอกสารไม่มีวันหมดอายุจึงใช้ได้ทุกวัตถุประสงค์ ทั้งที่ปลายทางอาจกำหนดให้ใช้เอกสารออกล่าสุด การคัดใหม่จึงควรทำตามข้อกำหนดจริง ไม่ใช่อาศัยอายุสิบปีเป็นเกณฑ์เดียว และไม่ควรทิ้งต้นฉบับเดิมจนกว่าจะทราบว่าไม่จำเป็นต้องใช้ประกอบ ตรวจสอบกับกรมการกงสุลและหน่วยงานปลายทางก่อนยื่นเสมอ