Q156. สถานทูตจีนประจำประเทศไทย มีขั้นตอนการรับรองเอกสารบริษัทจีนเพื่อใช้ในไทยอย่างไร?

ตอบโดยทีมนิติกรณ์ NYC Visa & Translation

เอกสารบริษัทที่ออกในจีนเพื่อใช้ในไทยควรเริ่มตรวจสอบกระบวนการจากประเทศจีน ไม่ควรสันนิษฐานว่าสถานทูตจีนในกรุงเทพฯ จะรับรองเอกสารต้นทางแทนหน่วยงานในจีนได้ทุกประเภท ต้องแยกด้วยว่าเอกสารออกในจีนแผ่นดินใหญ่ ฮ่องกง หรือมาเก๊า เพราะหน่วยงานและกระบวนการอาจต่างกัน ขั้นแรก ขอรายการเอกสารจากหน่วยงานไทยผู้รับ เช่น หนังสือรับรองการจดทะเบียนบริษัท ข้อบังคับ หรือมติกรรมการ พร้อมข้อกำหนดเรื่องอายุเอกสาร จากนั้นสอบถามหน่วยงานรับรองในพื้นที่ผู้ออกเอกสารว่าต้องจัดทำหนังสือรับรองโดยสำนักงานโนตารีจีนหรือไม่ และต้องรับรองผ่านหน่วยงานการต่างประเทศกับสถานทูตหรือสถานกงสุลไทยที่รับผิดชอบอย่างไร หากจะใช้ช่องทาง Apostille ต้องตรวจสอบว่ามีผลใช้ระหว่างประเทศที่เกี่ยวข้องและตรงกับประเภทเอกสาร ณ วันที่ยื่น ไม่ใช่อาศัยเพียงข้อเท็จจริงว่าจีนเข้าร่วมอนุสัญญาแล้ว จัดทำคำแปลตามภาษาที่ผู้รับกำหนด โดยให้ชื่อบริษัท เลขทะเบียน และชื่อผู้มีอำนาจตรงกันทุกฉบับ ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยคือรับรองเฉพาะคำแปล แต่ขาดการรับรองเอกสารบริษัทต้นทางที่ผู้รับต้องการ ตรวจสอบกับหน่วยงานรับรองจีน สถานทูตไทย และหน่วยงานผู้รับก่อนยื่น