Q70. ข้อควรระวังสูงสุดในการจัดเก็บเอกสารสำคัญที่ผ่านการรับรองนิติกรณ์กงสุลแล้วคืออะไร?

ตอบโดยทีมนิติกรณ์ NYC Visa & Translation

สิ่งที่ต้องระวังที่สุดคือรักษาความครบถ้วนของชุดเอกสารและจุดเชื่อมโยงการรับรอง อย่าแกะลวดเย็บ แยกหน้า ดึงเชือกหรือริบบิ้น ตัดตราประทับ หรือย้ายหน้าคำแปลไปประกอบกับต้นฉบับอื่น เพราะผู้รับอาจไม่สามารถตรวจได้ว่าตรารับรองนั้นผูกกับเอกสารชุดใด แม้ข้อความทุกหน้ายังอ่านได้ก็ตาม หลังรับเอกสาร ให้ตรวจจำนวนหน้า ชื่อ เลขเอกสาร ตราประทับ และหน้ารับรองก่อนจัดเก็บ แล้วสแกนสีทั้งชุดเรียงตามลำดับ รวมถึงด้านหลังที่มีตราหรือข้อความ เก็บต้นฉบับในซองหรือแฟ้มที่ไม่บีบรัดจุดเย็บ วางในที่แห้ง หลีกเลี่ยงแสงแดด ความร้อนและน้ำ ไม่เขียนข้อความเพิ่ม ไม่ติดเทปทับตรา และไม่เคลือบพลาสติกเอกสารที่ต้องให้ผู้รับตรวจลายมือชื่อหรือตราจริง สำเนาดิจิทัลควรเก็บในพื้นที่จำกัดสิทธิ์เข้าถึง เพราะอาจมีข้อมูลส่วนบุคคลสำคัญ ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยคือแกะชุดรับรองเพื่อสแกนผ่านเครื่องป้อนกระดาษ แล้วเย็บกลับเอง ซึ่งอาจทำให้จุดประทับคาบเกี่ยวเสียหาย ควรใช้เครื่องสแกนแบบวางราบหรือถ่ายภาพโดยไม่แยกชุด หากเอกสารชำรุด ให้สอบถามก่อนซ่อมหรือจัดชุดใหม่เอง ตรวจสอบสภาพเอกสารที่ยอมรับได้กับหน่วยงานทางการก่อนยื่น