Visa — รับรองเอกสาร / Notary

คำถามในหมวดนี้ (11)

1. Q397. Notary Public ในไทยคืออะไร ต่างจากต่างประเทศอย่างไร?

   ประเทศไทยไม่มีตำแหน่ง Notary Public แบบประเทศกฎหมายแบบสามัญ (เช่น สหรัฐฯ อังกฤษ ออสเตรเลีย) แต่ใช้ระบบ 'ทนายความผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อและเอกสาร' (Notarial Services Attorney) ซึ่งเป็นทนายความที่ผ่านการอบรมและขึ้นทะเบียนกับสภาทนายความ มีอำนาจรับรองลายมือชื่อ รับรองสำเนาเอกสาร และทำคำรับรองอื่นตามข้อบังคับ ข้อควรรู้: (1) การรับรองของทนายผู้ทำคำรับรองเป็นเพียงขั้นแรก เอกสารที่จะใช้ต่างประเทศส่วนใหญ่ต้องผ่านการรับรองต่อที่กรมการกงสุล และสถานทูตของประเทศปลายทาง (2) ผู้รับเอกสารแต่ละแห่งกำหนดเงื่อนไขเอง บางที่ยอมรับการรับรองจากทนายโดยตรง บางที่ต้องการรับรองครบทุกขั้น (3) ควรตรวจกับผู้รับเอกสารก่อนว่าต้องการรับรองระดับใด ทีมงานมีทนายผู้ทำคำรับรองประจำสำนักงานลาดพร้าว 95 และขอนแก่น ข้อมูลนี้เป็นแนวทางทั่วไป เงื่อนไขและค่าธรรมเนียมเปลี่ยนได้ โปรดตรวจสอบกับกรมการกงสุล กระทรวงการต่างประเทศ กรมสรรพากร หรือหน่วยงานที่เกี่ยวข้องก่อนดำเนินการทุกครั้ง

2. Q398. รับรองลายมือชื่อต่อหน้าผู้รับรอง ต้องเตรียมอะไรบ้าง?

   การรับรองลายมือชื่อ (signature witnessing) คือการที่ผู้เซ็นมาเซ็นเอกสารต่อหน้าทนายผู้ทำคำรับรองโดยตรง ไม่สามารถเซ็นล่วงหน้าแล้วนำมารับรองทีหลังได้ สิ่งที่ต้องเตรียม: (1) บัตรประจำตัวที่มีรูปถ่ายและยังไม่หมดอายุ (บัตรประชาชนหรือหนังสือเดินทาง) (2) เอกสารฉบับที่จะเซ็น ยังไม่ต้องเซ็นมาก่อน (3) หากเซ็นแทนนิติบุคคล ต้องมีเอกสารแสดงอำนาจ เช่น หนังสือรับรองบริษัทและหนังสือมอบอำนาจ (4) หากเอกสารเป็นภาษาที่ผู้เซ็นไม่เข้าใจ อาจต้องมีฉบับแปลประกอบ หมายเหตุ: การรับรองเป็นการยืนยันตัวตนและการเซ็นต่อหน้าเท่านั้น ผู้รับรองไม่ได้รับรองเนื้อหาหรือผลทางกฎหมายของเอกสาร และไม่สามารถรับรองลายมือชื่อทางออนไลน์ได้ เพราะไทยยังไม่มีระบบ Notary ออนไลน์ ข้อมูลนี้เป็นแนวทางทั่วไป เงื่อนไขและค่าธรรมเนียมเปลี่ยนได้ โปรดตรวจสอบกับกรมการกงสุล กระทรวงการต่างประเทศ กรมสรรพากร หรือหน่วยงานที่เกี่ยวข้องก่อนดำเนินการทุกครั้ง

3. Q399. Apostille กับการรับรองกงสุลต่างกันอย่างไร ไทยใช้แบบไหน?

   Apostille คือตรารับรองตามอนุสัญญาเฮก ที่ทำให้เอกสารใช้ระหว่างประเทศสมาชิกได้โดยไม่ต้องรับรองที่สถานทูตอีก ส่วนประเทศที่ไม่ได้อยู่ในอนุสัญญาต้องใช้ 'การรับรองแบบขั้นตอน' (legalisation chain) คือ รับรองที่กระทรวงการต่างประเทศของประเทศต้นทาง แล้วรับรองต่อที่สถานทูตของประเทศปลายทาง ประเทศไทยเข้าร่วมอนุสัญญา Apostille แล้ว (มีผลใช้บังคับปลายเดือนกุมภาพันธ์ 2570 ตามประกาศทางการ) ก่อนถึงวันนั้นเอกสารไทยยังต้องใช้ขั้นตอนรับรองกงสุลแบบเดิม และเอกสารจากต่างประเทศที่จะใช้ในไทยก็ต้องผ่านการรับรองตามขั้นตอนของประเทศนั้น ข้อแนะนำ: ตรวจกับผู้รับเอกสารปลายทางเสมอว่าต้องการ Apostille หรือรับรองกงสุล เพราะแต่ละหน่วยงานอาจกำหนดต่างกันในช่วงเปลี่ยนผ่าน ข้อมูลนี้เป็นแนวทางทั่วไป เงื่อนไขและค่าธรรมเนียมเปลี่ยนได้ โปรดตรวจสอบกับกรมการกงสุล กระทรวงการต่างประเทศ กรมสรรพากร หรือหน่วยงานที่เกี่ยวข้องก่อนดำเนินการทุกครั้ง

4. Q400. เอกสารแปลแล้วต้องรับรองที่กรมการกงสุลด้วยไหม?

   ขึ้นกับผู้รับเอกสารปลายทางกำหนด ไม่มีกฎเดียวที่ใช้กับทุกกรณี โดยทั่วไป: (1) เอกสารไทยที่จะใช้ต่างประเทศ มักต้องแปลเป็นภาษาปลายทางหรือภาษาอังกฤษ แล้วนำทั้งต้นฉบับและฉบับแปลไปรับรองที่กรมการกงสุล กระทรวงการต่างประเทศ จากนั้นรับรองต่อที่สถานทูตของประเทศปลายทาง (2) เอกสารต่างประเทศที่จะใช้ในไทย มักต้องรับรองในประเทศต้นทางก่อน แล้วจึงแปลเป็นไทย (3) บางหน่วยงานรับฉบับแปลที่มีตรารับรองของผู้แปลหรือบริษัทแปลโดยไม่ต้องรับรอง กต. ขั้นตอนที่ปลอดภัยที่สุดคือถามผู้รับเอกสารให้ชัดเจนก่อนว่าต้องการรับรองระดับใด แล้ววางแผนลำดับ รับรอง-แปล-รับรอง ให้ถูกต้อง เพราะทำผิดลำดับอาจต้องเริ่มใหม่ทั้งหมด ทีมงานช่วยวางลำดับขั้นตอนและดำเนินการให้ครบในที่เดียว ข้อมูลนี้เป็นแนวทางทั่วไป เงื่อนไขและค่าธรรมเนียมเปลี่ยนได้ โปรดตรวจสอบกับกรมการกงสุล กระทรวงการต่างประเทศ กรมสรรพากร หรือหน่วยงานที่เกี่ยวข้องก่อนดำเนินการทุกครั้ง

5. Q401. หนังสือมอบอำนาจ (Power of Attorney) ใช้ต่างประเทศต้องทำอย่างไร?

   หนังสือมอบอำนาจที่ทำในไทยแต่จะใช้ต่างประเทศ โดยทั่วไปต้อง: (1) ร่างเนื้อหาให้ตรงความต้องการของผู้รับปลายทาง บางประเทศมีแบบฟอร์มบังคับ (2) ผู้มอบอำนาจเซ็นต่อหน้าทนายผู้ทำคำรับรอง พร้อมเอกสารแสดงตัวตน (3) รับรองต่อที่กรมการกงสุล (4) รับรองต่อที่สถานทูตของประเทศปลายทาง (หรือ Apostille เมื่ออนุสัญญามีผลกับไทย) (5) หากปลายทางใช้ภาษาอื่น อาจต้องแปลและรับรองฉบับแปลด้วย ข้อควรระวัง: อำนาจที่มอบควรระบุชัดเจนว่าทำอะไรได้บ้าง เพื่อลดความเสี่ยงถูกนำไปใช้นอกขอบเขต และบางธุรกรรม (เช่น โอนที่ดิน) หน่วยงานปลายทางอาจกำหนดอายุของหนังสือมอบอำนาจ ควรตรวจก่อนทำ กรณีมอบอำนาจให้ทำธุรกรรมในไทยจากต่างประเทศ ก็มีขั้นตอนกลับกัน คือรับรองในประเทศนั้นแล้วแปลเป็นไทย ข้อมูลนี้เป็นแนวทางทั่วไป เงื่อนไขและค่าธรรมเนียมเปลี่ยนได้ โปรดตรวจสอบกับกรมการกงสุล กระทรวงการต่างประเทศ กรมสรรพากร หรือหน่วยงานที่เกี่ยวข้องก่อนดำเนินการทุกครั้ง

6. Q402. รับรองสำเนาเอกสาร (certified true copy) ใช้ทำอะไร และต้องนำต้นฉบับมาไหม?

   การรับรองสำเนาถูกต้องคือการที่ทนายผู้ทำคำรับรองตรวจสำเนาเทียบกับต้นฉบับแล้วลงลายมือชื่อยืนยันว่าสำเนาตรงกับต้นฉบับ ใช้ในกรณีที่หน่วยงานปลายทางต้องการสำเนาเอกสารที่น่าเชื่อถือ เช่น หนังสือเดินทาง บัตรประชาชน วุฒิการศึกษา หรือเอกสารบริษัท สิ่งสำคัญ: ต้องนำต้นฉบับตัวจริงมาให้ตรวจทุกครั้ง ไม่สามารถรับรองจากสำเนาหรือไฟล์สแกนได้ เพราะผู้รับรองต้องเห็นต้นฉบับด้วยตนเอง ข้อควรรู้เพิ่มเติม: (1) การรับรองสำเนายืนยันเฉพาะความตรงกันของสำเนากับต้นฉบับ ไม่ได้ยืนยันว่าต้นฉบับเป็นของแท้ (2) หน่วยงานบางแห่ง เช่น มหาวิทยาลัยหรือสภาวิชาชีพต่างประเทศ อาจกำหนดให้สถาบันต้นทางส่งเอกสารโดยตรง ไม่รับสำเนารับรอง (3) หากสำเนาจะใช้ต่างประเทศ อาจต้องรับรองต่อที่กรมการกงสุลและสถานทูตด้วย ข้อมูลนี้เป็นแนวทางทั่วไป เงื่อนไขและค่าธรรมเนียมเปลี่ยนได้ โปรดตรวจสอบกับกรมการกงสุล กระทรวงการต่างประเทศ กรมสรรพากร หรือหน่วยงานที่เกี่ยวข้องก่อนดำเนินการทุกครั้ง

7. Q439. ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์มีผลทางกฎหมายในไทยหรือไม่?

   มีผลทางกฎหมายตาม พ.ร.บ.ว่าด้วยธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. 2544 (และที่แก้ไขเพิ่มเติม) ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่เชื่อถือได้ต้อง: (1) ระบุตัวผู้เซ็นได้ (2) แสดงว่าผู้เซ็นยอมรับข้อความในเอกสาร (3) ใช้วิธีที่เหมาะสมและน่าเชื่อถือตามวัตถุประสงค์ ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ได้มาตรฐานสูง เช่น ที่ใช้ใบรับรองจากผู้ให้บริการที่ ETDA รับรอง มีน้ำหนักพยานหลักฐานสูงกว่า ข้อยกเว้นสำคัญ: เอกสารบางประเภทยังต้องทำเป็นหนังสือหรือลงลายมือชื่อตามกฎหมายเฉพาะ เช่น นิติกรรมเกี่ยวกับอสังหาริมทรัพย์ที่ต้องจดทะเบียนต่อหน่วยงานราชการ หรือพินัยกรรม ข้อควรระวัง: แต่ละหน่วยงานรัฐยอมรับรูปแบบลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ต่างกัน ควรตรวจกับหน่วยงานปลายทางก่อนใช้ ทีมงานช่วยตรวจว่าเอกสารของคุณเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ได้หรือไม่ และแนะนำรูปแบบที่หน่วยงานปลายทางยอมรับ ข้อมูลนี้เป็นแนวทางทั่วไป เงื่อนไขและค่าธรรมเนียมเปลี่ยนได้ โปรดตรวจสอบกับสำนักงานคณะกรรมการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล (PDPC) ETDA กรมศุลกากร หรือกรมการค้าต่างประเทศก่อนดำเนินการทุกครั้ง

8. Q440. รับรองเอกสารออนไลน์ (e-Notary) ทำได้จริงไหมในไทย?

   การรับรองเอกสารออนไลน์ในไทยกำลังพัฒนา ปัจจุบันทำได้บางรูปแบบ: (1) การรับรองลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ผ่านผู้ให้บริการที่ได้รับอนุญาตตามกฎหมายธุรกรรมอิเล็กทรอนิกส์ (2) การรับรองสำเนาเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในบางบริบทที่หน่วยงานปลายทางยอมรับ (3) การรับรองโดยทนายความ Notarial Services Attorney แบบดั้งเดิมยังต้องพบตัวจริงและแสดงเอกสารต้นฉบับในหลายกรณี ข้อควรระวัง: หน่วยงานต่างประเทศหรือสถานทูตแต่ละแห่งยอมรับรูปแบบการรับรองต่างกันมาก บางแห่งรับเฉพาะเอกสารกระดาษที่รับรองแบบดั้งเดิม บางแห่งเริ่มรับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่มีการรับรองดิจิทัล ก่อนดำเนินการควรยืนยันกับผู้รับเอกสารปลายทางเสมอว่ายอมรับรูปแบบใด ทีมงานช่วยตรวจเงื่อนไขของผู้รับปลายทางและเลือกช่องทางรับรองที่ถูกต้องให้ตั้งแต่ครั้งแรก ข้อมูลนี้เป็นแนวทางทั่วไป เงื่อนไขและค่าธรรมเนียมเปลี่ยนได้ โปรดตรวจสอบกับสำนักงานคณะกรรมการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล (PDPC) ETDA กรมศุลกากร หรือกรมการค้าต่างประเทศก่อนดำเนินการทุกครั้ง

9. Q441. สัญญาที่เซ็นผ่านอีเมลหรือแอป ใช้ฟ้องร้องได้ไหม?

   โดยหลักการ สัญญาไม่จำเป็นต้องทำเป็นเอกสารกระดาษเสมอไป สัญญาที่เกิดจากการตกลงผ่านอีเมล แชต หรือแพลตฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์มีผลผูกพันได้หากมีคำเสนอและการตอบรับที่ชัดเจน และข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ยอมรับเป็นพยานหลักฐานในชั้นศาลตามกฎหมายธุรกรรมอิเล็กทรอนิกส์ อย่างไรก็ตาม ข้อควรระวัง: (1) สัญญาบางประเภทกฎหมายบังคับทำเป็นหนังสือหรือจดทะเบียน เช่น ซื้อขายอสังหาริมทรัพย์ เช่าระยะยาว หากไม่ทำตามรูปอาจฟ้องบังคับไม่ได้ (2) การพิสูจน์ตัวตนผู้เซ็นในข้อพิพาททำได้ยากกว่าหากไม่มีระบบยืนยันตัวตน (3) หลักฐานแชตอาจถูกโต้แย้งเรื่องความสมบูรณ์ ควรเก็บรักษาไว้ครบถ้วน คำแนะนำ: สัญญามูลค่าสูงควรทำเป็นเอกสารที่มีลายเซ็นที่พิสูจน์ได้ และให้ทนายตรวจร่างก่อนเซ็น ทีมทนายของเรารับร่างและตรวจสัญญาทั้งภาษาไทยและอังกฤษ ข้อมูลนี้เป็นแนวทางทั่วไป เงื่อนไขและค่าธรรมเนียมเปลี่ยนได้ โปรดตรวจสอบกับสำนักงานคณะกรรมการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล (PDPC) ETDA กรมศุลกากร หรือกรมการค้าต่างประเทศก่อนดำเนินการทุกครั้ง

10. Q498. เอกสารราชการต่างประเทศจะใช้ในไทย ต้องรับรองอย่างไร?

    เอกสารราชการต่างประเทศ (สูติบัตร ทะเบียนสมรส ใบประกาศ ฯลฯ) ที่จะใช้กับหน่วยงานไทย โดยทั่วไปต้องผ่านขั้นตอน: (1) รับรองลายเซ็น/เอกสารจากหน่วยงานที่ออกในประเทศต้นทาง (2) รับรองต่อที่กระทรวงการต่างประเทศของประเทศนั้น (3) รับรองที่สถานทูตไทยประจำประเทศนั้น (4) แปลเป็นภาษาไทยและรับรองคำแปลที่กรมการกงสุลในไทย หมายเหตุสำคัญ: ไทยเข้าร่วมอนุสัญญา Apostille แล้ว โดยมีผลใช้ 28 กุมภาพันธ์ 2570 — หลังวันนั้นเอกสารจากประเทศภาคีอาจใช้ Apostille แทนขั้นตอนกงสุลได้ แต่ก่อนหน้านั้นยังต้องใช้ legalisation chain เต็มรูปแบบ ข้อควรระวัง: ลำดับขั้นตอนผิดต้องเริ่มใหม่ทั้งหมด และหน่วยงานไทยบางแห่งเรียกเอกสารเพิ่ม ทีมงานช่วยวางลำดับการรับรองให้ถูกต้องตั้งแต่ต้นทางถึงปลายทาง ข้อมูลนี้เป็นแนวทางทั่วไป เงื่อนไขและค่าธรรมเนียมเปลี่ยนได้ โปรดตรวจสอบกับสถานทูต สำนักงานตรวจคนเข้าเมือง กรมการกงสุล หรือกระทรวงการต่างประเทศ ก่อนดำเนินการทุกครั้ง

11. Q499. เอกสารไทยจะใช้ในต่างประเทศ ต้องทำขั้นตอนอะไรบ้าง?

    เอกสารไทย (สูติบัตร ทะเบียนสมรส ใบเปลี่ยนชื่อ เอกสารบริษัท ฯลฯ) ที่จะใช้ต่างประเทศ ขั้นตอนโดยทั่วไป: (1) ขอเอกสารต้นฉบับหรือสำเนารับรองจากหน่วยงานที่ออก (2) แปลเป็นภาษาปลายทางโดยนักแปลที่รับรองได้ (3) รับรองคำแปลและลายเซ็นที่กรมการกงสุล กระทรวงการต่างประเทศ (4) รับรองต่อที่สถานทูตของประเทศปลายทางประจำไทย — ยกเว้นประเทศปลายทางที่เป็นภาคีอนุสัญญา Apostille ซึ่งหลัง 28 กุมภาพันธ์ 2570 จะใช้ Apostille จากกรมการกงสุลแทนได้ ข้อควรระวัง: แต่ละประเทศปลายทางเรียกเอกสารและรูปแบบต่างกัน บางประเทศต้องแปลโดยนักแปลที่ศาลหรือสถานทูตรับรองเท่านั้น และเอกสารบางชนิดมีอายุใช้งานจำกัด ทีมงานช่วยทำครบทุกขั้นตอน แปล-รับรอง-ส่งสถานทูต พร้อมตรวจข้อกำหนดเฉพาะประเทศปลายทาง ข้อมูลนี้เป็นแนวทางทั่วไป เงื่อนไขและค่าธรรมเนียมเปลี่ยนได้ โปรดตรวจสอบกับสถานทูต สำนักงานตรวจคนเข้าเมือง กรมการกงสุล หรือกระทรวงการต่างประเทศ ก่อนดำเนินการทุกครั้ง